สถานะทางการเงิน 10 ประการของธุรกิจ      

  เผยความลับในการจัดการสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนต่างกำไรด้วยบทความที่ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายนี้

บ่อยครั้งที่นักบัญชีและที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเรื่องธุรกิจขนาดเล็กที่กล่าวตำหนิบริษัทต่างๆ ว่าไม่ให้ความสนใจเพียงพอในเรื่องเงินสดหมุนเวียน ซึ่งเป็นเครื่องวัดจำนวนเงินที่มีอยู่จริงในธุรกิจของคุณ

ระวังสัญญาการค้าขนาดใหญ่

"นักธุรกิจขนาดเล็กที่รับออร์เดอร์ขนาดใหญ่เข้ามามักประสบปัญหาในตอนท้าย" Ronald Lowy หัวหน้าคณะบริหารธุรกิจของมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งกล่าว "พวกเขาต้องการออร์เดอร์ขนาดใหญ่ แต่ไม่มีเงินทุนเพียงพอ และยังไม่มีเงินสดสำรองเพื่อใช้จ่ายค่าแรงคนงานและค่าใช้จ่ายสำนักงานในขณะที่รอลูกค้าชำระเงินมา ลักษณะเช่นนี้ ในระบบบัญชีคงค้างแล้วอาจเป็นกิจการที่มีกำไร แต่เมื่อมองในแง่เงินสดหมุนเวียนแล้วจะไม่เป็นเช่นนั้น"

Judith Dacey ซึ่งเป็นนักบัญชีที่ได้รับการรับรอง เรียกงบเงินสดหมุนเวียนว่า "อาจเป็นเอกสารสำคัญที่สุดที่บอกคุณได้ว่าธุรกิจของคุณนั้นประสบความสำเร็จหรือไม่" เธอเล่าเรื่องราวของคณะกรรมการขององค์กรการกุศลองค์กรหนึ่ง ที่ไม่ให้ความสนใจงบเงินสดหมุนเวียนขององค์กร

"องค์กรนี้ได้ว่าจ้างพนักงานและใช้จ่ายเงินในการรณรงค์หาสมาชิก และกิจกรรมอื่นๆ โดยการดูตัวเลขจำนวนเงินที่พวกเขาคิดว่าองค์กรมีอยู่ในงบกำไรขาดทุนเท่านั้น" Dacey เล่าให้ฟัง "พวกเขาไม่ทราบว่างบกำไรขาดทุนนั้นเป็นงบในระบบบัญชีคงค้าง ซึ่งหมายความว่าเป็นงบที่รวมจำนวนเงินค้างจ่ายที่ยังไม่ได้มีการชำระจริงเข้ามาด้วย เป็นเงินที่ปรากฏเป็นตัวเลขบนกระดาษ ไม่ใช่เงินจริงที่คุณมีอยู่ในธนาคาร"

คณะกรรมการขององค์กรการกุศลแห่งนี้เริ่มทราบปัญหาก็ต่อเมื่อธนาคารคืนเช็คที่องค์กรเป็นผู้สั่งจ่ายใบหนึ่ง มีการปลดพนักงานออก และใช้มาตรการรัดเข็มขัด Dacey กล่าวว่า "เหตุการณ์นั้นสามารถหลีกเลี่ยงได้ หากพวกเขาจะดูงบเงินสดหมุนเวียนบ้าง งบเงินสดหมุนเวียนจะบอกกับคุณว่า นี่ เรารู้นะว่าตัวเลขสวยๆ ในงบกำไรขาดทุนจะว่าอย่างไร แต่นี่คือจำนวนเงินสดจริงที่เข้ามาและเป็นเงินที่คุณใช้ได้จริง"

การทำงบเงินสดหมุนเวียนเริ่มจากตัวเลขบรรทัดสุดท้ายของงบกำไรขาดทุนซึ่งเป็นบรรทัดที่แสดงรายได้สุทธิของคุณ จากนั้นทำการปรับปรุงตัวเลขดังกล่าวอีกหลายรายการซึ่งรวมถึงหักรายได้สุทธิด้วยยอดเงินใบแจ้งหนี้ที่บันทึกเป็นรายได้แต่ยังไม่ได้รับการชำระ หักด้วยค่าเสื่อม ปรับด้วยตัวเลขของหนี้สินที่บริษัทยังไม่ได้ชำระ และหักรายการอื่นๆ อีกมากมาย ผมไม่ต้องการกล่าวถึงเรื่องงบเงินสดหมุนเวียนอย่างละเอียดเนื่องจากว่าคุณสามารถใช้โปรแกรมบัญชีดีๆ ที่จัดทำงบกำไรขาดทุนและงบดุลให้คำนวณงบเงินสดหมุนเวียนให้คุณได้ด้วย

การตรวจสอบสถานะทางการเงินที่สำคัญ 10 ประการ

หากคุณได้จัดทำระบบการตรวจสอบเงินสดหมุนเวียนขึ้นมาแล้ว คุณจะสามารถตรวจสอบสถานะทางการเงิน 10 ประการของธุรกิจคุณได้ อาจดูเป็นรายการที่ค่อนข้างยาว แต่ไม่ต้องตกใจ เพราะคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ในการตรวจสอบติดตามเรื่องราวเหล่านี้ได้เช่นเดียวกับที่ใช้จัดทำงบกำไรขาดทุน

สินทรัพย์ของคุณมีอะไรบ้าง

ใช่ เราทราบกันดีอยู่แล้วว่า สินทรัพย์คือสิ่งต่างๆ ที่บริษัทเป็นเจ้าของ การติดตามตรวจสอบอุปกรณ์ ที่ดิน และการถือหุ้นต่างๆ เป็นเรื่องง่าย แต่คุณต้องทราบมูลค่าของสินทรัพย์ที่แท้จริง และควรตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของมูลค่าของสินทรัพย์เหล่านั้น มีบริษัทอยู่หลายรายที่ทราบในภายหลังว่า บริษัทเล็กๆ ของตนตั้งอยู่บนที่ดินที่มีมูลค่ามากกว่าตัวธุรกิจเองเสียอีก (ใช่ พวกเราทั้งหมดน่าจะมีปัญหาเหล่านี้ด้วย) นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์อื่นๆ เช่น คอมพิวเตอร์และเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เป็นต้น

หนี้สินของคุณมีอะไรบ้าง

เช่นเดียวกัน เมื่อดูเผินๆ แล้วเป็นเรื่องง่าย หนี้สินก็คือสิ่งที่คุณเป็นหนี้นั่นเอง แต่สิ่งที่คุณเป็นหนี้อาจดูไม่ได้ง่ายๆ เหมือนใบแจ้งหนี้ค่าเช่าที่ดิน ต้วอย่างเช่น ภาษีเงินเดือนเป็นหนี้สินที่คุณสามารถค้างชำระได้เป็นรายเดือนหรือรายไตรมาสได้ ขึ้นอยู่กับขนาดของเงินเดือนทั้งหมดที่บริษัทจ่าย เงินกู้เป็นหนี้สินอย่างชัดเจน แต่ในการชำระเงินกู้ คุณต้องทราบได้ว่าเงินที่ชำระนั้นเป็นเงินต้นจำนวนเท่าใด และเป็นดอกเบี้ยจำนวนเท่าใด

ค่าใช้จ่ายในการผลิตสิ่งที่คุณจะนำไปจำหน่ายมีอะไรบ้าง

หากคุณซื้อสินค้าสำเร็จรูปเพื่อนำไปจำหน่ายต่อก็เป็นเรื่องง่าย แต่กลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนขึ้นหากคุณต้องคำนวณทุกรายการ เช่น ค่าแรงที่ต้องใช้ในการผลิตสินค้า

ค่าใช้จ่ายในการจำหน่ายมีอะไรบ้าง

ค่าโฆษณา ค่าทำการตลาด ค่าแรง ค่าจัดเก็บสินค้า และค่าใช้จ่ายจิปาถะทั้งหมด คุณต้องทราบถึงค่าใช้จ่ายในการนำสินค้าออกจากประตูโรงงานเท่าๆ กับค่าใช้จ่ายในการผลิตสินค้านั้น

ส่วนต่างกำไรของคุณเป็นเท่าใด

ค่านี้คำนวณด้วยการนำยอดขายทั้งหมดมาหารด้วยหน่วยสินค้าทั้งหมดเพื่อให้ได้ยอดกำไรต่อหน่วยของคุณ หากยอดนี้คงที่หรือมีแนวโน้มสูงขึ้น คุณอาจดำเนินธุรกิจได้ถูกทาง โดยเฉพาะด้านการปรับราคาขายให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของต้นทุนที่คุณจ่ายไป

การที่คุณสามารถทราบส่วนต่างกำไรที่ลดลงได้ทันทีจะเป็นการเตือนให้ทราบว่าคุณต้องปรับราคาขายหรือตัวเลขต้นทุน ในกรณีที่เลวร้ายที่สุด ตัวเลขผลรวมกำไรและส่วนต่างกำไรของคุณอาจไม่มีเลย ซึ่งเมื่อถึงจุดนี้ คุณก็จะเหมือนคนอื่นๆ ที่ขายขาดทุนแต่คิดว่าสามารถชดเชยได้ด้วยการเพิ่มปริมาณการขาย อย่าดำเนินธุรกิจเหมือนพวกนั้น

อัตราส่วนหนี้สินต่อทรัพย์สินของคุณเป็นอย่างไร

อัตราส่วนหนี้สินต่อทรัพย์สินจะช่วยให้คุณได้ทราบว่าสิ่งของในบริษัทของคุณมีจำนวนเท่าใดที่เป็นของผู้อื่น หรือเป็นของผู้ให้เงินกู้คุณนั่นเอง หากคุณมีอัตราส่วนดังกล่าวเพิ่มสูงขึ้นเรื่อยๆ ย่อมเป็นสิ่งที่ไม่ดี ในช่วงเวลาการขยายกิจการอาจเป็นเหตุการณ์ปกติ แต่ก็ยังมีความหมายว่า ธุรกิจของคุณกำลังอยู่ในสถานะลำบาก

มูลค่าบัญชีลูกหนี้มีจำนวนเท่าใด

นี่คือจำนวนเงินที่ผู้อื่นเป็นหนี้คุณ เป็นค่าที่สามารถตรวจสอบได้ หากบัญชีลูกหนี้มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้น อาจเป็นการเตือนให้ทราบว่าลูกค้าที่คุณขายสินค้าให้กำลังประสบปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบัญชีลูกหนี้ ซึ่งคำนวณจากร้อยละของยอดขายสินค้ามีจำนวนเพิ่มขึ้น

เวลาเฉลี่ยของการรับชำระหนี้ของบัญชีลูกหนี้

ตัวเลขดังกล่าวเป็นข้อมูลที่น่ากังวลมากที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีเงินตึง โดยจะแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นนายธนาคารให้กับผู้ที่เป็นหนี้คุณอยู่นานกี่วัน ในการคำนวณค่าดังกล่าว คุณต้องทราบค่าเฉลี่ยยอดขายรายวันแล้วนำค่านั้นมาหักออกเป็นตัวเลขบัญชีลูกหนี้

มูลค่าบัญชีเจ้าหนี้มีจำนวนเท่าใด

นี่คือด้านตรงข้ามกับบัญชีลูกหนี้ บัญชีลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้นอาจเกิดจากนโยบายยืดเวลาการชำระหนี้ให้ยาวนานขึ้น หรือมีปริมาณการซื้อสินค้าที่เพิ่มมากขึ้นโดยรวม แต่บัญชีลูกหนี้ที่เพิ่มมากขึ้นโดยที่ไม่ได้ตั้งใจวางแผนหรือดำเนินการไว้ก่อนอาจเป็นเครื่องเตือนภัยว่า อำนาจทางการเงินของคุณกำลังอ่อนลง

สินค้าคงคลังของคุณเป็นอย่างไร

ในโลกของธุรกิจแบบ Just-in-time มีบางครั้งที่การเพิ่มสินค้าคงคลังให้มากเป็นสิ่งที่ควรทำ

ในกรณีที่สินค้าที่คุณซื้อมาเพื่อขายหรือใช้ในการผลิตมีราคาถูก การลงทุนซื้อสินค้าคงคลังให้มากขึ้นอาจฟังดูมีเหตุผล

ความสามารถในการตรวจสอบติดตามจำนวนสินค้าคงคลังของคุณ ตลอดจนระยะเวลาที่ใช้ในการจำหน่ายหรือขายสินค้านั้น สามารถบอกได้ว่าธุรกิจของคุณเจริญเติบโตขึ้นหรือว่าตกต่ำลง และยังแสดงให้เห็นจำนวนเงินที่คุณต้องหามาชำระค่าใช้จ่ายอื่น รวมทั้งแสดงจำนวนเงินที่จมอยู่กับทรัพย์สินที่ไม่ก่อให้เกิดรายได้เหล่านี้

การตรวจสอบสถานะทางการเงินที่สำคัญ 10 ประการและสถานะของเงินสดหมุนเวียนมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณเป็นอย่างมาก หากจำเป็น คุณควรขอความช่วยเหลือจากมืออาชีพและผู้ให้บริการภายนอกองค์กร

บทความโดย : Joseph Anthony   ที่มา : http://www.microsoft.com