ท็อปฮิตสาเหตุ...งานไม่เดิน !!!     

ท่านเป็นผู้หนึ่งหรือไม่ครับที่มักจะรู้สึก อยู่เสมอว่า วันหนึ่งๆ มีเวลาน้อย เหลือเกิน อยากให้มีสัก 48 ชั่วโมง จะได้ทำงานเสร็จได้ทันเวลา เจ้านายไม่ด่า ลูกค้าไม่ตำหนิ ซัพพลายเออร์ไม่ตามเร่งรัด เพื่อนร่วมงานไม่ร้องเรียนเกี่ยวกับงานที่ไม่เดิน ฯลฯ

วันนี้จึงรวบรวมและวิเคราะห์เกี่ยวกับสาเหตุของคนทำงานในออฟฟิศแต่ละคนว่า ทำไมจึงทำงานกันไม่เคยทัน เพื่อจะได้หาแนวทางไปรับมือกับปัญหาดังกล่าวที่เกิดขึ้นครับ

ประการแรก ที่ถือเป็นท็อปของสาเหตุก็คือ การถูกรบกวนการทำงานโดยการสื่อสารที่มากเกินไป และที่สำคัญคือ ข้อมูลและการสื่อสารเหล่านั้นมักจะถาโถมเข้ามาโดยไม่ได้มีการวางแผนล่วงหน้ากันมาก่อน จึงไม่ได้เผื่อเวลาใดๆ ไว้ทั้งสิ้นครับ

ยิ่งในโลกการสื่อสารไร้สายมาแรงขนาดนี้ ท่านนั่งอยู่เฉยๆ และติดป้ายห้ามรบกวนก็แล้ว แต่ก็ยังตามกันมาถึงตัวท่านเลย ไม่ว่าจะเป็น SMS ข้อความต่างๆ อีเมล์ โทรศัพท์จากคนที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่การขอเข้ามาพบแบบปัจจุบันทันด่วน ซึ่งแต่ละครั้งที่ท่านได้ข้อมูลข่าวสาร เหล่านี้อย่างน้อยๆ ท่านก็ต้องเสียเวลาในการอ่าน ในการฟังข่าวสารต่างๆ ที่ได้รับ

หากมากันวันละ 4-5 ประเภท ประเภทละ 2-3 ครั้งก็หมดไปค่อนวันแล้วครับ ซึ่งยังไม่นับรวมเวลาที่ท่านต้องโต้ตอบ รับมือกับประเด็นต่างๆ จากการสื่อสารแต่ละครั้งนั้น ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นปัญหาเกือบทั้งหมด เรียกว่านอกจากเสียเวลาแล้วยังปวดสมองอีกต่างหาก งานประจำที่กองพะเนินบนโต๊ะจึงเคลียร์ไม่ค่อยจะออกครับ

หลายๆ ท่านบอกว่าพยายามจะหลีกเลี่ยงแล้วก็ตาม แต่บ่อยครั้งก็ไม่สามารถครับ เนื่องจากอาจจะเป็นเรื่องด่วนจากเจ้านาย ลูกน้องตกระกำลำบาก เพื่อนร่วมงานมีประเด็นด่วนจะหารือ ลูกค้าฉุนเฉียวมาจะร้องเรียน ฯลฯ ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นการขัดจังหวะในการทำงานของทุกท่านระหว่างวันทั้งสิ้น

โดยเฉพาะอีเมล์ซึ่งเป็นสิ่งที่เกือบทุกคนตอบว่าใช้เวลาในแต่ละวันจัดการกับเจ้าเมล์สารพัดมากมายเหล่านี้ ซึ่งจากที่คิดว่าจะเป็นเครื่องมือการสื่อสารชั้นดี กลับเป็นตัวสกัดกั้นการทำงานขององค์กรไปเสีย ซึ่งแนะนำว่าควรจัดเวลาระหว่างวันเป็นช่วงๆ ในการเช็กเมล์ต่างๆ มิใช่ว่านั่งทำงานไป รอเมล์ไปทันที และเมล์ก็จะเข้ามาอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาจนไม่ได้ทำงานประจำกัน อาจจะ 3 ครั้งต่อวัน และเมล์ที่สแกนดูแล้วไม่ใช่เรื่องด่วนก็เก็บไว้สิ้นวันเคลียร์กันครั้งหนึ่งครับ

ประการถัดมา ซึ่งได้รับฟีดแบ็กว่าเป็นสิ่ง สกัดกั้นการทำงานอย่างมาก คือ การเล่นเว็บ ซึ่งพนักงานส่วนใหญ่ก็จะเชื่อมโยงกับเว็บตลอดเวลาที่ทำงานครับ ทำให้ใช้เวลามากมายกับการเข้าไปในเว็บต่างๆ ที่ซ้ำร้ายก็คือส่วนใหญ่จะไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานเลย ไม่ว่าจะเป็นการโหลดข้อมูล รูปภาพ แชตกับเพื่อน อ่านข้อมูลในเว็บบอร์ด อ่านหนังสือนิตยสารออนไลน์ เว็บจึงเป็นศัตรูตัวฉกาจในการทำงานไปด้วยประการฉะนี้

อีกสาเหตุหนึ่งที่ดูไม่ซีเรียส แต่จริงๆ สำคัญ ทีเดียวนั่นคือ เพื่อนร่วมงานที่ชอบส่งเสียงดังหนวกหู รบกวนสมาธิในการทำงาน ท่านอาจจะลองจินตนาการถึงเพื่อนร่วมงานของท่านที่พูดคุยโทรศัพท์เสียงดังอยู่เป็นนิตย์ ไม่ก็ตะโกนข้ามหัวสื่อสารกับคนที่เกี่ยวข้องอยู่ทุกบ่อย เปิดปิดตู้โต๊ะอุปกรณ์ต่างๆ ดังโครมครามทั้งวัน ฟังเพลงตลอดเวลา หรือหนักกว่านั้นคือ ชอบฮัมเพลงร้องเพลงครางหงิงตลอดวันไม่หยุดไม่หย่อน ท่านย่อมขาดสมาธิอย่างแรง และในที่สุดอาจจะประสาทเสียได้ นี่จึงเป็นอีกสาเหตุที่ท็อปฮิตทีเดียวครับ

เรื่องของเบรกพักกลางวัน พักตอนสาย บ่าย เย็น ดื่มกาแฟ ทานของว่าง ฯลฯ ล้วนแล้วแต่ทำให้เสียเวลาการทำงานในแต่ละวัน ไปไม่น้อยกว่า 20-30% ซึ่งโดยทั่วไปแม้ว่าการพักเบรกช่วงต่างๆ จะมีความจำเป็นที่จะทำให้เกิดความสดชื่น และกลับมาทำงานต่อได้อย่างแอ็กทีฟ แต่ก็ต้องยอมรับว่าบ่อยครั้งมีการเบรกมากเกินความจำเป็น และแต่ละครั้งมักจะติดลมบนพูดคุยชิตแชตกันจนเวลาล่วงเลยไป กว่าจะตั้งหลักกลับมาทำงานก็แทบจะหมดเวลา จึงเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารหลายกิจการคำนึงถึง และพยายามจะจัดให้เวลาเบรกดังกล่าว เป็นกิจจะลักษณะมากขึ้น

หรืออาจจะเป็นเรื่องของเจ้านายที่ช่างพูด ช่างเล่า พูดไม่หยุดเบรกไม่อยู่ โดยเฉพาะเมื่อพูดถึงเรื่องงานอดิเรกที่ชอบทำ คุยเรื่องกอล์ฟทีหนึ่งโม้กันได้เป็นวันๆ หรือคุยถึงเรื่องลูก เรื่องครอบครัวแล้วยาวเป็นชั่วโมง ลูกน้องก็ย่อมจะไม่กล้าขัด เวลาจึงล่วงเลยไปเปล่าประโยชน์ กรณีนี้ต้องหลีกเลี่ยงประเด็นที่น่าสะพรึงกลัวดังกล่าว เมื่ออยู่ต่อหน้าเจ้านายท่านนั้นๆ เพราะท่านจะทำงานไม่ทันและต้องกลับบ้านดึกโดยไม่ได้โอที อีกต่างหาก อีกประการหนึ่ง ดูเหมือนจะเป็น เรื่องขำ แต่จากผลสำรวจมีเหตุการณ์เหล่านี้ เกิดในที่ทำงานเยอะมากและกลายเป็นอีกหนึ่ง สาเหตุของการสกัดกั้นการทำงานนั่นคือ เรื่องโรมานซ์หรือเฟลิร์ตในที่ทำงาน ซึ่งดูเผินๆ เหมือนจะเพิ่มชีวิตชีวาให้องค์กรครับ แต่แท้ที่จริงแล้วท่านที่มีประสบการณ์จะทราบว่าบั่นทอนกำลังกาย กำลังใจและเวลาในการทำงานขนาดไหน

เริ่มแต่หากดีๆ ต่อกันก็ใช้เวลาจีบกัน ส่งเมล์ SMS ถึงกัน แชตกันผ่านหน้าจอทั้งวัน ไม่เป็นอันทำอะไร นั่งประชุมอยู่ด้วยกันก็ส่งสายตาหวานแหวว ไม่สนใจประเด็นการประชุมนัก ที่ร้ายกว่านั้นคือ หากมีการแชร์อภิปรายแลกเปลี่ยนความคิดเห็นก็จะมีประเด็นเรื่องส่วนตัวเข้ามาเกี่ยวข้องทันที จะไม่เห็นด้วยก็ไม่กล้าคัดค้านกลัวจะโกรธกัน หรือหากไม่เห็นด้วยก็จะเริ่มมีอารมณ์ส่วนตัว เข้ามาใช้ในการประชุมปรึกษาหารือกัน อาจจะกระฟัดกระเฟียด ฉุนเฉียว น้อยอกน้อยใจ ฯลฯ ทำให้งานแต่ละอย่างคืบคลานไปด้วยความยากลำบากครับ

และที่เกือบทุกกิจการระบุว่าเป็นสาเหตุของการสิ้นเปลืองทั้งเวลาและสมองอย่างมาก คือ การประชุมที่ไม่จำเป็น หลายท่านถึงกับกล่าวว่างานหลักของตนคือเข้าประชุม รองลงมาคือค่อยมาจัดการกับงานที่ต้องรับผิดชอบ เพราะแต่ละวันจะมีแต่ประชุมสารพัดหน่วยงานจนไม่เป็นอันทำอะไร วิ่งเข้าห้องโน้นออกห้องนี้ ทั้งที่หลายครั้งเรื่องที่หารือกันไม่ได้สลักสำคัญมากขนาดนั้น และการดำเนินการประชุมส่วนใหญ่ก็เชื่องช้า เฉื่อยชา ไม่สามารถสรุปจบตามเจตนาได้ ภายในเวลาที่กำหนด ยิ่งทำให้ประสิทธิภาพ ในการทำงานเสียไป

นอกจากนี้ก็จะเป็นประเด็นปลีกย่อย เช่น การจัดเลย์เอาต์ในที่ทำงานไม่ค่อยดีนัก ประสานได้ไม่เหมาะ ระบบเทคโนโลยีในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ เสียหายติดขัดอยู่เสมอ เป็นต้น ซึ่งจากสาเหตุหลักๆ ที่กล่าวไปทุกท่านลองพิจารณาดูว่าคล้ายคลึงกับที่ท่านกำลังประสบ หรือไม่ และจะได้ดำเนินการหาทางแก้ไขปัญหาดังกล่าวเพื่อนำไปสู่ประสิทธิภาพในการทำงานที่สูงขึ้นในอนาคตครับ

โดย ผศ.ดร.ธีรยุส วัฒนาศุภโชค  ประชาชาติธุรกิจ  วันที่ 20 สิงหาคม พ.ศ. 2550