ทำ Team ให้ Work

วันนี้ดิฉันมีข่าวดีแบบร้ายๆ หรือจะมองเป็นข่าวร้ายแบบดีๆ มาบอกค่ะ ในฐานะคนทำงาน คนในองค์กร หัวหน้างานหรือเจ้าของกิจการ ท่านผู้อ่านแทบทุกท่านคงต้องประสบพบทั้งข้อดี และข้อเสียขององค์กร ได้ปลาบปลื้มชื่นชมกับจุดแข็งของที่ทำงาน ขณะเดียวกันก็ต้องทนกล้ำกลืนฝืนใจกับจุดอ่อน และปัญหาสารพัดเรื่องในหน่วยงาน  

นั่นคือข่าวร้ายค่ะ

ข่าวดีคือ เชื่อหรือไม่คะว่า ทุกองค์กรมีปัญหา และปัญหาส่วนใหญ่ไม่ไกลกัน

เมื่อวิเคราะห์เจาะลึกหัวข้อของปัญหา ล้วนมาจากแหล่งเดียวกันทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเงิน กลยุทธ์ กระบวนการ อุปกรณ์ และคน

ผู้บริหารยุคนี้ ส่วนใหญ่ชี้ไปในทางเดียวกันว่า พื้นฐานสำคัญที่จะผลักดันให้ธุรกิจ “รุ่ง” หรือ “ริ่ง” คือปัจจัยเรื่อง “คน”

แม้แก้ปัญหาอื่นๆ ได้ แต่องค์กรไร้คนที่มีประสิทธิภาพ ความสำเร็จยากที่จะสมบูรณ์ยืนยง

หากมีคนเก่ง คนดี มีใจให้องค์กร ปัญหาอื่นๆ มีสิทธิแก้

แก่นแท้ความสำเร็จวันนี้...ต้องมีคนเก่ง คนดี

รหัสตัวนี้ หากถอดได้...เท่าไร เท่ากันค่ะ

ดังนั้น ข่าวดี ในข่าวร้ายคือ ทุกองค์กรมีปัญหาหลักๆ คล้ายคลึงกัน โดยเฉพาะเรื่อง "คน" ดังนั้น ใครคลี่คลายสลายอุปสรรคที่มักพบเรื่องคนได้ก่อน จะได้เปรียบหน่วยงานอื่นนับพันนับหมื่นองค์กรทันที

ปัญหาเรื่องคนที่ดิฉันได้มีโอกาสสัมผัสจากการเป็นทั้งคนทำงานเอง ตลอดจนเป็นวิทยากร และที่ปรึกษา มีหลากหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องภาวะผู้นำ การสื่อสาร การบริหารข้อขัดแย้ง ฯลฯ

ท่ามกลางสารพันปัญหาที่มาจาก “คน” อุปสรรคหนึ่งซึ่งดิฉันพบในทุกองค์กรคือ "การทำงานเป็นทีม" หรือ Teamwork นั่นเอง

ปัญหานี้มีให้เห็นตั้งแต่ระดับประเทศ ไล่เรียงไประดับกระทรวง องค์กรน้อยใหญ่ทั้งภาครัฐและเอกชน จนไปถึงหน่วยงานย่อยน้อยนิด ล้วนแต่ติดขัดเรื่องทีมทั้งสิ้น

บางท่านมักชี้ว่าคนไทยทำงานเป็นทีมไม่เป็น...ซึ่งดิฉันไม่สู้จะเห็นด้วย

จากประสบการณ์ของดิฉันที่ได้มีโอกาสทำงานกับหลากหลายชาติ ไม่ว่าจะเป็นอเมริกา ฝรั่งเศส เยอรมนี จีน ญี่ปุ่น สิงคโปร์ เกาหลี ทุกที่มีปัญหาเรื่องทีมทั้งนั้น จะมากจะน้อย อาจโยงใยถึงเรื่องวัฒนธรรมประจำชาติบ้าง เช่น ญี่ปุ่นจะเน้นการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มมากกว่าตัวบุคคล โดยเฉพาะเมื่อเปรียบเทียบกับบางสังคม เช่น อเมริกา หรือยุโรปเหนือ ซึ่งเน้นความเป็นปัจเจกบุคคลสูง

พี่ไทยเรา หากพูดว่าทำงานเป็นทีม “ไม่เป็น” ดิฉันว่าไม่น่าจะใช่ เราทำอะไรได้ทั้งนั้น “เป็น” ทั้งสิ้น หากอยากทำ หากสภาวะเหมาะสม

ดังนั้น หน้าที่ของผู้นำ และองค์กรคือ ต้องทำให้คน “อยาก” ทำงานเป็นทีม ตลอดจนสร้างสภาวะให้เหมาะเจาะ เพื่อเพาะทีม พร้อมเติมเชื้อเรื่องทักษะที่ต้องใช้ในการทำงานร่วมกัน

ดิฉันขออนุญาตแลกเปลี่ยนประสบการณ์ด้านการเป็นวิทยากรเรื่องทีม โดยรวบรวมจากปัญหาจริงของหลากหลายองค์กร และจากทฤษฎี ตลอดจนการวิจัยของหลากหลายค่าย สรุปได้ว่าทีมจะเกิดหรือไม่ จะได้เรื่องไหม จะบินไกลหรือไปไม่ถึงฝัน ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลัก ดังนี้

1. ทีมมีเป้าหมาย มีฝันร่วมกัน เพื่อหล่อหลอมใจ สลายความเป็นตัวตนของแต่ละคนในทีม หรือไม่

การมีเป้าหมายเดียวกัน มีฝันที่ชัดเจน เห็นภาพเหมือนกันว่าเมื่อเดินไปถึงเส้นชัยจะเป็นอย่างไร ถือเป็นหัวใจของการทำงานเป็นทีม

หากปราศจากเป้าเดียวกัน การทำงานเป็นทีมยากที่จะเกิด เนื่องจากต่างคนต่างมีมุมมองของตน มีหนทางของใครของมัน ต่างมีโจทย์ส่วนตัวส่วนกลุ่มที่ต้องทุ่มให้ หากไม่เห็นภาพร่วมกัน ต่างจึงทำงานกันไปคนละทาง ห่างไกลความเป็นทีม

ในระดับองค์กร วิสัยทัศน์ที่ชัดเจน ถือเป็นเป้าหมาย และเครื่องมือสำคัญที่จะโน้มนำให้คนในองค์กรมองจ้อง และก้าวไปในทางเดียวกัน เหมือนเป็นเข็มทิศ ที่ไม่ว่าจะบิดไปทางใด สภาวะรอบข้างจะโกลาหลแค่ไหน เข็มทิศก็ไม่บิดเบือน มุ่งชี้บอกทาง คนในทีมจึงมีหลัก ไม่หลงพลัดกระจัดกระจาย

2. คนในทีมตระหนักถึงบทบาทของตนในการทำงานในทีมหรือไม่

ทีมที่ดีควรประกอบด้วยบุคคลที่มีทักษะ และประสบการณ์ที่หลากหลาย ต่างคนต่างชำนาญต่างกัน แต่เป็นความเก่ง ความสามารถที่ต้องใช้ผสมผสานกันเพื่อไปให้ถึงฝัน

บุคคลในทีมต้องรู้ว่าตัวเองมีบทบาทอะไรในทีม ต้องทำอะไร เมื่อไร ร่วมกับใคร

บทบาทที่ชัด ถือเป็นการสกัดปัญหาที่อาจเกิดในการทำงานร่วมกันเป็นทีม นั่นคือ อุปสรรคที่เกิดจากความเหลื่อมกันของบทบาท ไม่ว่าจะเป็นเหลื่อมแบบทับซ้อนซ่อนเงื่อน หัวแม่เท้าทับกันอยู่แบบสู้ตาย หรือบทบาทเหลื่อมแบบห่างกันเป็นวา หาผู้รับผิดชอบไม่พบ ไปจบแบบตายน้ำตื้น เพราะงานบางอย่างไม่มีเจ้าภาพชัดเจน

ความชัดเจนของบทบาท ถือเป็นความรับผิดชอบของหัวหน้าทีม ซึ่งจะเป็นหลักในการร่วมกำหนดแนวทางในการทำงานร่วมกันกับลูกทีม การแบ่งสรรปันส่วนหน้าที่และความรับผิดชอบ เพื่อตอบโจทย์ของทีมอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด ถือเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งของการทำงานเป็นทีม

3. ทีมมีกฎกติกามารยาทของการทำงานร่วมกันหรือไม่

จากการวิเคราะห์วิจัยของค่ายมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด สหรัฐอเมริกา ทีมส่วนใหญ่ใช้เวลา และสติในการสร้างกฎกติกามารยาทของการทำงานร่วมกันเป็นทีมน้อยเกินไป โดยเฉพาะในช่วงต้นของการทำงานร่วมกัน ทำให้เกิดความขัดแย้งหลายประเด็นที่น่าจะหลีกเลี่ยงได้ หากต่างเข้าใจขอบ และกรอบของการทำงานเป็นทีมตั้งแต่แรกเริ่ม

เนื้อหาของกฎกติกาขึ้นกับองค์กร หน่วยงานหรือโจทย์เฉพาะกิจ สามารถคิดได้ตามสะดวก ไม่ว่าจะเป็นวิธีการและกระบวนการตัดสินใจของทีมหากไม่เห็นพ้องต้องกัน วิธีการประชุมของทีม ความถี่ของการประชุม วิธีการสื่อสาร และแนวทางการประสานงาน เป็นต้น

กฎกติกาที่ตั้งไว้ในตอนแรก หากต้องปรับ หากต้องเปลี่ยนไปตามความจำเป็น ก็ไม่ว่ากัน เช่นไม่เคยคาดคิดว่าทีมจะไม่เข้าประชุมตรงเวลา หรือเบี้ยวลดเลี้ยวไม่เข้าประชุมทีมเสียดื้อๆ กฎกติกาก็อาจต้องมีการปรับเพื่อกระตุ้นเสริม หรือเริ่มวิธีใหม่ในการประชุม เช่นไม่ยืดเยื้อ ทำให้คนเบื่อหน่าย เริ่มตรงเวลา เลิกตรงเวลา ใครมาไม่ทันเกินกี่ครั้ง ต้องตักเตือน เป็นต้น

ที่สำคัญคือ เมื่ออยู่ด้วยกัน ต้องมีวิธีการลดความไม่แน่นอน ลดข้อขัดแย้ง ลดการแบ่งแยก โดยการมีขอบ มีกรอบที่ชัดเจน แต่ยืดหยุ่น เป็นเครื่องทุ่นแรงการทำงาน แถมเป็นเครื่องถนอมความรู้สึกของคนในทีมค่ะ

สามข้อแรกนี้ถือเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างทีม ให้ท่านผู้อ่านลองพินิจพิจารณาว่ามีส่วนใดที่พัฒนาได้ในองค์กร

สัปดาห์หน้ามาว่ากันต่อว่าทีม จะ “เวิร์ค” หรือ “ไม่เวิร์ค” มีปัจจัยใดเป็นหัวใจ เป็นปอด เป็นตับ...เมื่อนับครบแล้ว การสร้างทีมไม่ยากอย่างที่คิดค่ะ

ทำ Team ให้ Work (2)

  องค์กรใดมีคนเป็นข้อได้เปรียบ มีคนเก่ง คนดี ที่สำคัญมีความสมัครสมานสามัคคี มีใจรักใคร่ กลมเกลียว เดินหน้าได้เป็นแผง ทะมัดทะแมง ไม่แย่งไม่แซงกัน ใครพลาด คนข้างๆ พร้อมปราดเข้าไปช่วย ใครป่วย คนอื่นพร้อมประคอง

มีคนเช่นนี้ ไม่ว่าจะมีจุดหมายใด ดูไม่ไกลเกินเอื้อม

ในทางตรงข้าม หากองค์กรแสนดี แสนรวย แสนสวย มีระบบครบครัน มีชื่อใหญ่ มีใบรับรองสารพัด หาก “คน” ในองค์กรไม่เอาด้วยเสียอย่าง คนท้อ คนนั่งรอรับเงินเดือนไปวันๆ ฉันคือฉัน เธอคือเธอ อย่าเผลอ แล้วกัน คราวที่แล้วฉันพลาด เธอปราดเข้ามาซ้ำ

จำไว้ ! ที่นี่ใครดีใครได้ ไม่โปร่งใส ทำอะไรก็ได้ ให้ “ถูกใจ” ผู้ใหญ่ไว้ก่อน “ถูกต้อง” เป็นรองจ้ะ

คำว่า “ทีม” สะกดอย่างไร ไม่เคยได้ยิน!

หากองค์กรเป็นเช่นนี้ ถือว่าคู่แข่งโชคดี เพราะเขามัวแต่ตีกันเองภายใน ไม่มีพลังเหลือไว้สู้รบปรบมือกับชาวบ้าน

ท่านผู้อ่าน ลองพิจารณาดูองค์กรของตัวเองนะคะว่าพลังของคนในองค์กรนำมาใช้ได้ถูกที่ถูกทางแล้วหรือยัง พลังส่วนใหญ่ใช้ไปในทางสร้างสรรค์ ใช้กับลูกค้า ใช้ให้เกิดความก้าวหน้า ใช้ให้องค์กรพัฒนา หรือใช้ภายใน เพื่อแก่งแย่ง แบ่งพื้นที่ เพื่อสร้างบารมีส่วนตัว ส่วนกลุ่ม ทุ่มสู้... แต่ผิดสนาม เพราะลืมตัวมัวแต่สู้กันเอง

หากไหนๆ จะต้องใช้พลังบางส่วนกับเรื่องภายในองค์กร เรามาใช้พลังแบบสร้างสรรค์ หันมาสร้างทีม เพื่อให้เกิดพลังที่ฝรั่งเรียก Synergy หรือแรงของเราแต่ละคน เมื่อเสริมกัน หนึ่งบวกหนึ่ง ผลลัพธ์ไม่ใช่แค่สอง ต้องได้สามเป็นอย่างน้อย

ทั้งนี้เป็นเพราะเราคนหนึ่ง ก็ทำได้เพียงแค่สิ่งที่เราเก่งเราเชี่ยวชาญ หากอีกคนทำในสิ่งที่เขาเก่ง แล้วนำมาผสมผสาน ผลงานต้องยิ่งใหญ่กว่าต่างคนต่างทำ

ประเด็นคือ การทำงานร่วมกัน แบบผสมผสานกลมเกลียว 1 + 1 จึงมากกว่า 2

คราวที่แล้ว เราคุยถึงปัจจัยหลัก 3 ข้อ ซึ่งถือเป็นตัวตั้งของการสร้างทีมในองค์กร

1. ทีมมีเป้าหมาย มีฝันร่วมกัน เพื่อหล่อหลอมใจ สลายความเป็นตัวตนของแต่ละคนในทีมหรือไม่

2. คนในทีมตระหนักถึงบทบาทของตนในการทำงานเป็นทีมหรือไม่

3. ทีมมีกฎกติกามารยาทของการทำงานร่วมกันหรือไม่

หากมองเข้าไปในองค์กรแล้วยังไม่แน่ใจ ยังตอบไม่ได้ หรือตอบได้ว่า “ไม่มี”

ขอแสดงความยินดีค่ะ

อย่างน้อยท่านผู้อ่านเริ่มเห็นปัญหา เริ่มเห็นที่คัน จะได้เริ่มเกาถูกที่

วันนี้ เราไปดูประเด็นถัดไปในการทำให้องค์กรมี Team ที่ Work ต่อ นะคะ

หัวใจอีกตัวหนึ่งของการทำงานเป็นทีมคือ การนำสมองของทุกคนมาหลอมรวมกัน เพื่อสร้างและสานฝัน เพื่อหาหนทางที่ดีกว่า เพื่อหาแนวทางที่คนคนเดียวคิดไม่ถึง เพื่อใช้ความต่างสร้างสิ่งใหม่ๆ ที่ผลักให้ทีม ให้องค์กรก้าวรุดไปข้างหน้า

การผสมพลังความคิดของทีม เป็นจุดที่ทำให้ผลงานของทีมโดดเด่นเกินหน้าการทำงานคนเดียว การนำสมองมาหลอมรวมกันแบบ “ทีม” คือการนำประสบการณ์ นำแนวคิดมาแลก มาเปลี่ยน มาเสริม เติมรอยแยก แหวกหาหนทางใหม่ ใช้มุมแปลกๆ ที่แรกๆ อาจดูไม่เข้าที่เข้าทาง แต่หากพลิกดูดีๆ มีที่ใช้

วิธีการผสานพลังความคิดของทีม มี 2 ขั้นตอนหลัก คือ

ขั้นตอนแรก

คนในทีมต้องตระหนักและมั่นใจในตนเองว่าฉันก็มีความคิดสร้างสรรค์ ฉันก็คิดได้ คิดเป็น ไม่เห็นยาก

หลายคนอาจคิดว่า ความคิดสร้างสรรค์ เป็นเรื่องฝันๆ ของบางคน ต้องเป็นศิลปิน ต้องโดดเด่น ต้องแปลกๆ ต้องคิดแบบแหกโค้ง ไม่จำเป็นค่ะ

จากการวิจัยครั้งแล้วครั้งเล่าของเรื่องความคิดสร้างสรรค์ในที่ทำงาน พบว่าสิ่งที่จะชี้ว่าคนของเรามีความคิดสร้างสรรค์หรือไม่ อยู่ที่ปัจจัยพื้นฐานแบบกำปั้นทุบดิน คือ

“คนที่มีความคิดสร้างสรรค์ คือคนที่คิดว่าตัวเองมีความคิดสร้างสรรค์”

ทุบดินดังกว่านี้ไม่มีแล้วค่ะ

ขั้นตอนที่สอง

ขั้นตอนนี้โยงใยกับขั้นตอนแรก โดยหัวหน้าทีมมีบทบาทสำคัญทั้งสองขั้นตอน

หัวหน้าทีมมีหน้าที่ให้ขวัญกำลังใจ ให้ความฮึกเหิม เสริมให้คนมีความมั่นใจในตัวเองว่าฉันก็คิดสร้างสรรค์ได้ จะมากจะน้อย ก็ไม่ได้ด้อยกว่าคนอื่นเท่าไร จะทำให้เกิดความเชื่อมั่น จะทำให้เกิดบรรยากาศเช่นนี้ได้

ต้องสร้างค่ะ

สร้างอย่างไร...อย่างน้อยมี 3 เรื่องที่ทีมต้องสร้าง

1. สร้างทักษะในเรื่องความคิดสร้างสรรค์

ดิฉันเห็นด้วยกับผู้รู้หลายท่านว่า ความคิดสร้างสรรค์ เกิดจากพรสวรรค์บวกกับพรแสวง

เจ้าตัวแสวงนี่แหละค่ะ สร้างและเสริมให้กันได้ ดีไม่ดีแสวงมากๆ มีสิทธิแซงพวก “สวรรค์” ที่ไม่หมั่นแสวงเพิ่ม

วิธีการแสวงง่ายๆ เช่น มีทักษะในการช่วยคิด ช่วยถาม ช่วยท้าทาย เช่น คิดนอกกรอบ

“หากร้านก๋วยเตี๋ยวของเราไม่มีเก้าอี้ให้คนนั่ง ทำอย่างไรดี” หากตอบแบบไม่สร้างสรรค์ หนทางอาจมีน้อย ไม่มีที่นั่ง “เจ๊ง” แน่

หากช่วยกันคิดโดยไม่จำกัดกรอบ คำตอบอาจแปลกๆ อาจแหวกๆ เช่น คนหนึ่งว่า “นั่งกับพื้นไง” อีกคนเสริม “ก็ให้ยืนกิน” คนที่สามตามมาเป็นชุด “ขายเป็นชิ้นๆ แล้วไปผสมเป็นจานที่บ้าน” คนอื่นต่อว่า “งั้นไม่ต้องมาที่ร้าน นั่งกินที่บ้านแหล่ะ เดี๋ยวไปส่งให้”...นี้คือแหล่งกำเนิดของ Delivery การทำธุรกิจอาหารแบบส่งถึงที่ ซึ่งเราคุ้นเคยกันในปัจจุบัน

2. หัวหน้าทีมต้องเป็นหลักในการสร้างให้เกิดบรรยากาศในการฟัง และเคารพในความคิดของลูกทีม

หากหัวหน้าทีมสร้างบรรยากาศให้ลูกทีมเกิดความมั่นใจว่าฉันก็คิดได้ ฉันก็คิดเป็น

จากนั้น เปิดเวทีให้เริ่มแสดงความคิดเห็น เช่น หากไม่มีเก้าอี้ ทำไงดี “นั่งกับพื้นไงพี่” ลูกน้องเริ่มออกไอเดียอย่างมั่นใจ

อย่างไรก็ดี ถ้าหัวหน้าทีมบอกทันทีว่า “คิดได้ไง ใครจะนั่งกับพื้น!” พลังความคิดของทีมจะตายแบบไม่ฟื้น ปลุกอย่างไรก็ไม่ตื่นแน่นอน มุมมองและแนวทางไม่มีไปไกลได้ถึง “Delivery” ที่พูดถึง

ดังนั้น หัวหน้าจึงต้องฝึกทักษะการฟัง ต้องอึด อดทน ต้องให้เวลาลูกทีม และที่สำคัญ ต้องเปิดใจ

3. สร้างวัฒนธรรมทีมในการรวมพลังความคิด

การที่หัวหน้าทำตนเป็นต้นแบบข้างต้น ถือว่าเป็นหลักสำคัญอย่างยิ่ง

นอกจากนั้น หัวหน้าต้องร่วมสร้างกฎกติกาของทีมตั้งแต่เริ่มต้นว่า นอกจากแต่ละคนมีบทบาทในการช่วยกันคิด ทุกคนต้องฟังกันอีกด้วย

เมื่อมีการเสนอความคิดแล้ว ใครบอกว่า “วิธีนี้ใช้แล้วไม่ได้เรื่อง” “ไอเดียนี้ไม่น่าใช่” “แนวทางนี้ไม่ได้หรอกเพราะ...” คนนั้นต้องถูกสยบ ต้องขอให้สงบไว้ก่อน เมื่อได้ความคิดหลากหลายพอ แล้วค่อยมากลั่นมากรอง มองหาสิ่งที่ดีที่สุดอีกครั้ง

ทีมที่เสริมพลังความคิดกันได้เช่นนี้ มีไม่มาก...

ที่ทำได้ไม่มาก...ส่วนหนึ่ง อาจเป็นเพราะเหมือนยาก

อย่างไรก็ดี จากที่ดิฉันได้มีโอกาสเห็นและสัมผัสทีมที่ทำได้ แรกๆ อาจเหมือนยาก เหมือนหนืด เหมือนทุกสิ่งที่ยังไม่เคยทำ แต่เมื่อเริ่มทำได้ไปสักพัก ทั้งทีมกลายเป็นนักคิดได้ไม่ยาก

ที่ยากจริง...คือ การที่หัวหน้าทีมต้องเอาจริง ต้องตั้งใจ ต้องนิ่ง และ ต่อเนื่อง...เรื่อง “ทีม” จึงจะเกิดค่ะ

บทความโดย : พอใจ พุกกะคุปต์  ที่มา : www.nationejobs.com