เทคนิคการใช้โทรศัพท์ติดต่องาน

       เพราะการสื่อสารย่อโลกไว้ให้เรา การติดต่อประสานงานผ่านทางโทรศัพท์ จึงเป็นการลัดวงจรขั้นตอนหนึ่ง ที่ช่วยประหยัดเวลากว่าการทำจดหมายลายลักษณ์ หรือเดินทางออกไปติดต่อด้วยตนเอง แต่ถึงอย่างนั้นเราก็ควรต้องมีการเตรียมตัว เพื่อไม่ให้วัตถุประสงค์ ในการติดต่องานเกิดอาการพลาดเป้า

-เตรียมข้อมูล กระดาษ ปากกาให้พร้อม เพราะคุณอาจต้องตอบข้อซักถาม จดเบอร์โทรศัพท์ แฟกซ์ ชื่อบุคคล องค์กร เส้นทาง สถานที่ ฯลฯ

-ใช้โทรศัพท์เมื่อคุณมีอารมณ์ดีเป็นปกติ เพราะหากสภาพจิตกำลังขุ่นมัว น้ำเสียงที่พูดออกไปจะบ่งบอกถึงอารมณ์ของคุณให้ปลายสายสัมผัสได้ และคงไม่มีใครอยากคุยกับคนที่กำลังบูดบึ้งหรอก..จริงไหม

-ปรับโทนเสียงให้ดูนุ่มนวล ไม่พูดเร็ว หรือเนิบนาบเกินไป เสียงที่ดีจะเกิดขึ้นจากการนั่งตัวตั้งตรง เพราะฉะนั้นจึงไม่ควรนั่งเท้าคาง หรือเอนหลังพิงติดพนักเก้าอี้ขณะพูดโทรศัพท์ และห้ามขบเคี้ยวหรืออมสิ่งใดไว้ในปาก เพราะปลายสายอาจจับความผิดปกติจากน้ำเสียงได้

-ควรบอกถึงตำแหน่งงาน และชื่อองค์กรของคุณ โดยไม่ต้องรอให้เขาเอ่ยถาม เพราะจะเป็นสิ่งที่บ่งบอกสถานะ และความเป็นหลักการในการคุยโทรศัพท์เพื่อติดต่องาน

-ตั้งใจคุยอย่างมีสติ ตอบรับด้วยคำว่า 'ค่ะ' เสมอ แม้เขาจะกำลังพูดๆๆๆ โดยไม่ปล่อยให้คุณมีโอกาสสนทนาโต้ตอบ เพื่อให้ปลายสายรับรู้ว่าคุณยังคงฟังเขาอยู่ด้วยความสนใจ และจะทำให้ไม่พลาดประเด็นสำคัญไป

-เมื่อการสนทนาเสร็จสิ้น อย่าวางโทรศัพท์ก่อนที่ปลายสายจะวาง เพราะหากคุณเผลอวางแรง อาจทำให้เขาเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีต่อคุณได้

เพราะนั่นหมายถึงการสนทนามาด้วยดีตั้งแต่แรก มีอันพังทลายเพียงแค่พฤติกรรมการวางหู (โทรศัพท์) ของคุณเท่านั้นเอง

ที่มา : นิตยสารผู้หญิงรายปักษ์ และ http://women.sanook.com/work