จะทำอย่างไร เมื่องานเยอะจนทำไม่ทัน

    เรามาดูซิครับว่าเพราะทำไมผู้บริหารบางท่านจึงดูงานยุ่งทั้งวันจนไม่ได้ลืมหูลืมตา แต่ทำไมงานที่ออกมาถึงไม่ได้เป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการเท่าใด? ท่านผู้อ่านลองนึกถึงตนเอง แล้วลองดูว่า เคยอยู่ในสถานการณ์ดังต่อไปนี้บ้างไหมครับ? ท่านเริ่มต้นทำงานตั้งแต่ 07.30 น. กว่าจะได้ออกจากที่ทำงานก็ไม่ต่ำกว่าสองทุ่ม ถึงแม้ท่านจะทำงานมากกว่าสิบชั่วโมงต่อวัน แต่ท่านก็ยังรู้สึกว่าทำงานไม่เสร็จหรือทำงานไม่ทันอยู่ตลอดเวลา

นอกจากนี้ท่านเองยังรู้สึกว่า ท่านไม่ได้มีเวลามานั่งคิดทบทวนถึงกลยุทธ์หรือทิศทางที่ชัดเจนของบริษัทแต่อย่างใด ท่านรู้สึกว่าตนเองมัวแต่ยุ่งกับงานประจำ จนละเลยในงานที่เป็นกลยุทธ์ขององค์กร แต่ท่านก็ไม่มีทางเลือกเนื่องจากงานประจำที่มีอยู่ก็รุมเร้าจนท่านรู้สึกว่าถ้าท่านไม่ทำ บริษัทก็ไม่สามารถเดินหน้าต่อไปได้

งานหลายๆ อย่างที่ท่านอยากจะทำและคิดว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร ก็จะไม่ได้รับความเอาใจใส่จากท่านเท่าที่ควร เนื่องจากท่านจะต้องใช้เวลาเกือบทั้งหมดในแต่ละวันไปกับงานประจำที่โถมเข้ามาตลอดเวลา

ผมเชื่อว่า ท่านผู้อ่านหลายท่านคงจะตกอยู่ในสถานการณ์ข้างต้น ทำให้ท่านเกิดความรู้สึกว่างานที่ทำไม่ได้ส่งผลต่อการขับเคลื่อนหรือผลักดันองค์กรของท่านให้ก้าวไปข้างหน้า ทีนี้เรามาดูกันว่า ทำไมผู้บริหารและคนทำงานจำนวนมากถึงได้เจอกับสถานการณ์ข้างต้น

ปัญหาประการหนึ่งก็คือ ความต้องการในตัวท่านที่มีมากจนเกินไป (Overwhelming Demands) ซึ่งถ้าท่าน ตกเป็นทาสของความต้องการของผู้อื่น ที่มีต่อท่านเมื่อใด ก็จะทำให้ท่านตกเป็นทาสของงานประจำ (Prisoner of Routines) อย่างไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ทำให้ท่านไม่มีเวลามานั่งคิด พิจารณาถึงงานที่ท่านคิดว่ามีความสำคัญหรืออยากจะทำ เนื่องจากท่านจะต้องคอยตอบสนองต่อความต้องการของผู้อื่นอยู่ตลอดเวลา

เคยอ่านในหนังสือเล่มหนึ่งแล้ว เขาระบุไว้ชัดเจนเลยครับว่า ปัญหาข้างต้นไม่ได้เกิดขึ้นจากลักษณะงานของท่านหรอกครับ แต่เกิดขึ้นจากวิธีการที่ท่านจัดการกับงานของท่าน ทีนี้ท่านจะทราบได้อย่างไรครับว่า ท่านมีปัญหากับวิธีการที่ท่านจัดการกับงานของท่าน ท่านผู้อ่านลองดูซิครับ ว่าท่านผู้อ่านเคยตกอยู่ในสถานการณ์นี้หรือไม่?

ท่านทราบว่างานบางอย่างของท่านมีความสำคัญ แต่ท่านไม่มีเวลาที่จะจัดการกับงานนั้น?

ถ้าท่านเคยตกอยู่ในสถานการณ์ดังกล่าวก็แสดงว่าท่านเข้าข่ายเป็นทาสของงานประจำแล้วครับ สาเหตุสำคัญอย่างหนึ่งของปัญหาข้างต้นก็คือ ท่านผู้อ่านมีความเชื่อว่างานทุกอย่างจะสำเร็จได้จะต้องอาศัยตัวท่าน ท่านไม่สามารถหลบเลี่ยงหรือขาดงานใดได้เลย

ความรู้สึกว่างานทุกอย่างจะสำเร็จได้จะต้องอาศัยตัวท่าน (Indispensable) เป็นคนละอย่างกับความหลงตัวเองนะครับ แต่เมื่อใดก็ตามที่ท่านมีความรู้สึกดังกล่าวเกิดขึ้นถือว่าอันตรายมากนะครับ เนื่องจากจะทำให้ท่านเป็นทาสของความต้องการของผู้อื่นอยู่ตลอดเวลา

ท่านจะไม่มีเวลาพักหรือเวลานั่งคิดในสิ่งที่ท่านคิดว่าสำคัญ เนื่องจากท่านมีความรู้สึกว่า ถ้าท่านไม่เข้าไปยุ่งเกี่ยวกับงานอะไรแล้ว งานนั้นก็จะไม่สำเร็จ ความรู้สึกดังกล่าวทำให้ท่านจะต้องเข้าไปทำ หรือยุ่งกับงานในหลายๆ เรื่องทั้งๆ ที่ท่านไม่มีความจำเป็นต้องเข้าไปทำเลย แต่บางครั้งเรื่องแบบนี้ก็เป็นเรื่องที่ขึ้นอยู่กับบุคลิกของแต่ละคน

บางคนชอบที่จะเป็นศูนย์กลางของทุกอย่าง ชอบให้คนเข้ามาขอคำแนะนำ ขอคำปรึกษา ชอบที่จะรู้สึกว่าตนเองมีความสำคัญ ชอบที่จะช่วยเหลือผู้อื่น และชอบที่ตนเองมีความรู้สึกว่างานยุ่งตลอดเวลาไม่มีเวลาว่างเลย ซึ่งถ้าท่านมีบุคลิกภาพในลักษณะดังกล่าวก็ต้องระวังนะครับว่า ท่านจะรู้สึกว่างานยุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่กลับไม่มีงานออกมาเท่าที่ควร ท่านผู้อ่านเคยถามตนเองบ้างไหมครับว่า ที่ท่านยุ่งอยู่ทุกวันนี้เป็นการยุ่งในสิ่งที่ถูกหรือไม่?

การที่ผู้บริหารจะสามารถทำงานที่สมควรจะทำได้สำเร็จนั้นจะต้องเริ่มต้นจากการหยุดหรือเลิกคิดก่อนว่า ตัวท่านเป็นศูนย์กลางของงานทุกสิ่ง และทุกคนจะต้องพึ่งท่านตลอดเวลา นอกจากนี้ท่านเองคงจะต้องตั้งเป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจนว่าต้องการที่จะทำงานใดให้สำเร็จเสร็จสิ้น และมีความมุ่งมั่นในการที่จะทำให้งานให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว ไม่ว่าจะมีสิ่งมาดึงดูดให้ท่านหันกลับไปยุ่งกับงานประจำมากน้อยเพียงใด

ท่านอาจจะลองกำหนดให้ชัดเจนว่างานในแบบใดที่ท่านจะมุ่งเน้นและงานแบบใดที่ท่านอาจจะมอบหมายให้ผู้อื่นทำ หรือชะลอไว้ก่อน บางคนเรียกการทำแบบนี้ว่าเป็น Slow Management เนื่องจากเป็นการพยายามที่จะลำดับความสำคัญของงานและผ่อนจังหวะในการทำงานของตนเองให้ช้าลงบ้าง โดยมุ่งเน้นในสิ่งที่สมควรจะทำมากกว่าการไปมุ่งเน้นหรือทำในทุกเรื่อง (โดยเฉพาะงานประจำ)

ผมเคยเจอผู้บริหารบางท่านเขาจะกำหนดเวลาไว้ชัดเจนเลยว่า ในแต่ละวันจะมีช่วงเวลาไหนบ้างที่เขาจะมุ่งเน้นในงานที่เป็นงานที่สำคัญและอยากจะทำ ในช่วงนั้นผู้บริหารท่านนั้นจะปิดประตูห้องและไม่อนุญาตให้ใครเข้าพบเลย เนื่องจากเขาต้องการเวลาและสมาธิในการทำสิ่งที่ควรจะทำ

แต่หลังจากนั้นผู้บริหารท่านนั้นก็เปิดประตูกว้าง และพร้อมที่จะรับฟังและให้คำแนะนำให้กับลูกน้องทุกคนที่ก้าวเข้ามา ท่านผู้บริหารท่านนั้นให้เหตุผลว่า งานประจำที่เขาจะต้องเสียเวลาส่วนใหญ่คืองานในเรื่องเกี่ยวกับผู้คน ซึ่งงานที่เกี่ยวกับผู้คนเป็นงานที่เหนื่อยและเสียเวลาสำหรับผู้บริหารพอสมควร เพราะฉะนั้นการมีช่วงเวลาหนึ่งในแต่ละวันที่จะอยู่อย่างสงบและทำในสิ่งที่ตนเองคิดว่าควรจะทำนั้น เป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องการมากที่สุด

ผมหวังว่าเนื้อหาในสัปดาห์นี้คงจะเป็นประโยชน์กับผู้บริหารบ้างนะครับ แนวทางต่างๆ ที่เสนอไปก็เป็นเพียงแค่แนวทางหนึ่งเท่านั้น ถ้าท่านผู้อ่านมีความคิดเห็นเพิ่มเติมก็อีเมลมาคุยกันได้นะครับ

บทความโดย : ผศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์  pasu@acc.chula.ac.th

ที่มา : กรุงเทพธุรกิจ วันที่ 20 กรกฎาคม พ.ศ. 2547