คัดเลือกคนที่ “ใช่”                            

มีคนเคยเปรียบเปรยไว้ว่าการคัดเลือกพนักงานคล้ายกับการแต่งงาน ตรงที่ตาดีได้ตาร้ายเสีย ได้คนที่ใช่ก็โชคดีไป หากตัดสินใจพลาด ก็ต้องปวดใจไปอีกนาน

ดิฉันลองมาวิเคราะห์ดูก็เห็นว่าจริง โดยเฉพาะประเด็นที่ว่า การจ้างงานเป็นความสัมพันธ์ระยะยาว หากผู้ประกอบการได้คนที่เก่ง ดีและมีทัศนคติที่เหมาะสมกับองค์กรมาร่วมงาน จะส่งผลดีต่อธุรกิจ ในทางตรงกันข้าม หากผู้ประกอบการเลือกคนผิด จะไม่เก่ง ไม่ดี หรือมีทัศนคติที่ไม่ถูกต้อง ก็ล้วนแต่จะฉุดรั้งความสำเร็จของธุรกิจ และเป็นฝันร้ายที่หลีกหนีได้ยากของผู้ประกอบการเลยทีเดียว!!

จากประสบการณ์การเป็นที่ปรึกษาทางการบริหารงานบุคคล ดิฉันเห็นว่า คุณภาพในการคัดเลือกพนักงานสำหรับ SME จะต้องสูงมาก เพราะการที่เอสเอ็มอีจะตัดสินใจรับพนักงานสักอัตรา ต้องคิดแล้วคิดอีกว่าจำเป็นต่อธุรกิจจริงๆ เมื่อเป็นงานที่จำเป็นจริงๆ การตัดสินใจรับคนจะต้องพลาดไม่ได้

ดิฉันได้มีโอกาสสัมภาษณ์ผู้ประกอบการ SME หลายท่าน เพื่อสอบถามถึงปัญหาที่พบในเรื่องคัดเลือกพนักงาน ทำให้ได้พบปัญหาร่วมกัน 2 ประการ

ประการแรก ไม่แน่ใจว่าผู้สมัครทำได้จริงอย่างที่พูดหรือไม่ และไม่รู้ว่าเป็นคนอย่างไร ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อดิฉันได้สอบถามว่า มีความมั่นใจกี่เปอร์เซ็นต์ในการตัดสินใจรับคน ท่านผู้ประกอบการตอบเป็นเสียงเดียวเลยค่ะว่า 50-50 กว่าจะตอบตัวเองได้ว่าคัดเลือกคนถูกหรือไม่ ก็ต่อเมื่อรับเข้ามาทำงานจริงในระยะเวลาประมาณ 3-6 เดือน

อาการต่างๆ เหล่านี้ จะเห็นได้ว่า ปัญหาที่แท้จริงของการคัดเลือกคน อยู่ที่มาตรฐานและวิธีการในการ "รับ" คนค่ะ

ในเรื่องมาตรฐาน เมื่อจะรับคนเข้ามาทำงาน ท่านผู้ประกอบการมักจะคำนึงถึงเรื่องความรู้และประสบการณ์เท่านั้น ซึ่งสิ่งสำคัญที่ขาดหายไปคือ ทัศนคติและพฤติกรรมที่ตรงกับงานและวัฒนธรรมองค์กร การได้คนที่มีความรู้และมีทักษะเพียงพอต่อการทำหน้าที่ แต่มีทัศนคติเชิงลบหรือไม่สอดคล้องกับงานและองค์กร ไม่เพียงพอที่จะสร้างความสำเร็จให้กับองค์กรค่ะ โดยเฉพาะธุรกิจที่ “คน” เป็นปัจจัยหลักที่จะสร้างรายได้และสร้างความพึงพอใจแก่ลูกค้า

ส่วนวิธีในการรับคน ผู้ประกอบการหลายท่านยังคัดเลือกคนโดยใช้วิธีการสัมภาษณ์อย่างเดียว และมักจะใช้คำถามปิด คำถามกว้างๆ หรือคำถามฮิต ที่ผู้สมัครซักซ้อมเตรียมคำตอบที่สวยหรูมาล่วงหน้า ซึ่งก็ไม่แปลกที่ท้ายที่สุด ผู้ประกอบการจะเกิดความสงสัยว่าผู้สมัครทำได้จริงหรือไม่ หรือมีทัศนคติที่แท้จริงอย่างไร

ยุทธวิธีที่จะช่วยคัดเลือกผู้สมัครจนได้คนที่ “ใช่” มีดังนี้ค่ะ

1.กำหนดคุณสมบัติที่คาดหวัง "ขั้นต่ำ" สำหรับงานนั้นไว้ก่อนเสมอ เพื่อให้ไม้บรรทัดในใจชัดเจน ซึ่งคุณสมบัติจะต้องประกอบด้วยความรู้ ทักษะ พฤติกรรมหรือทัศนคติ ที่เพียงพอต่อการทำงานนั้น

2.ประเมินผู้สมัครจากใบสมัครหรือประวัติย่อที่มีอยู่ โดยเปรียบเทียบกับคุณสมบัติที่คาดหวังในแง่ความรู้และประสบการณ์ หากเกินกว่า 70% ถือว่าใช้ได้ค่ะ ควรคัดเลือกต่อด้วยการทดสอบและสัมภาษณ์

3.ออกแบบวิธีการที่ใช้ในการคัดเลือกสำหรับคุณสมบัติแต่ละข้อ หลายท่านอาจไม่ทราบว่า นอกเหนือจากการสัมภาษณ์ ยังมีวิธีอื่นๆ ที่นิยมนำเอาใช้ในการคัดเลือกพนักงาน อาทิเช่น

การทดสอบ เหมาะแก่การทดสอบความรู้และทักษะ ซึ่งเป็นไปได้ทั้งการสอบข้อเขียนและการสอบเชิงปฏิบัติการ ผู้ประกอบการควรทดสอบผู้สมัครทุกคนในตำแหน่งงานนั้นด้วยโจทย์เดียวกัน เพื่อเปรียบเทียบกันได้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากต้องการรับพนักงานขายหน้าร้าน การสอบเชิงปฏิบัติการด้วยการแสดงบทบาทสมมติ ให้ขายสินค้าแก่ผู้ประกอบการตั้งแต่ขั้นตอนแรกถึงปิดการขาย จะช่วยให้ประเมินความสามารถในการขายและการบริการได้แม่นยำกว่าการสัมภาษณ์เพียงอย่างเดียว

การใช้กรณีสมมติ เหมาะกับการทดสอบทักษะและประเมินทัศนคติ ผู้ประกอบการสามารถหยิบยกปัญหาจริงที่เกิดขึ้นในการทำงานสำหรับตำแหน่งงานนั้น และให้ผู้สมัครแสดงความเห็น ทำการวิเคราะห์และเสนอวิธีแก้ไข

ใช้คำถามเชิงพฤติกรรม ปัจจุบันองค์กรชั้นนำนิยมใช้คำถามในเชิงพฤติกรรม โดยสอบถามถึงสิ่งที่เคยกระทำมาในอดีต โดยมีความเชื่อว่า สิ่งที่เคยเกิดขึ้นในอดีตจะช่วยให้คาดเดาพฤติกรรมในอนาคตได้

การ "ออกแบบ" คำถามไว้ล่วงหน้า จะทำให้การสัมภาษณ์มีประสิทธิภาพขึ้น เพราะมีการออกแบบคำถามตามวัตถุประสงค์ ไม่ได้ถามเปะปะตามความเคยชิน

4.เทคนิคในการดำเนินการคัดเลือก

ควรใช้คำถาม “ทำไม” เพื่อขุดลึกถึงวิธีคิดและทัศนคติของผู้สมัคร

การทำให้ผู้สมัครสะดวกใจและลดความกดดัน จะช่วยให้ผู้สมัครเป็นตัวของตัวเองยิ่งขึ้น

หลีกเลี่ยงคำถามปิด ควรฟังให้มาก ใช้คำถามซ้ำ เพื่อกระตุ้นและสังเกตภาษากาย

ใช้ผู้ร่วมคัดเลือกหลายคน เพื่อลดอคติและประเมินผู้สมัครในมุมมองที่ต่างกันออกไป

หากยังไม่แน่ใจในการคัดเลือกครั้งเดียว ควรนัดหมายผู้สมัครมาสัมภาษณ์หรือคัดเลือกอีกรอบ โดยเปลี่ยนสถานที่ หรือเปลี่ยนวิธีการทดสอบ เพื่อทำความเข้าใจผู้สมัครในเชิงลึก

5.เมื่อทดสอบและสัมภาษณ์เสร็จสิ้นแล้ว ควรประเมินผู้สมัครแต่ละคนเทียบกับคุณสมบัติที่ตั้งไว้ จนเหลือผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ราว 2-3 คนสุดท้าย จากนั้นจะต้องตรวจสอบประวัติกับนายจ้างเดิมเสมอ เพื่อให้ได้ข้อมูลพฤติกรรมหรือนิสัยในการทำงาน ข้อดี ข้อเสีย และความสามารถเฉพาะ แล้วจึงคัดเลือกผู้ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานและองค์กร

หัวใจของยุทธวิธีนี้คือ เลือกใช้วิธีการคัดเลือกที่เหมาะสมและหลากหลาย จนได้ข้อมูลเพียงพอต่อการตัดสินใจ ถึงแม้ต้องใช้เวลามากขึ้นหน่อย หรือใช้วิธีการที่ยุ่งยากอีกนิด แต่ถ้าช่วยให้ท่านผู้ประกอบการได้เจอคนที่ “ใช่” ก็ถือว่าเกินคุ้ม!!

ได้คนเก่งและดี ธุรกิจก็มีชัยไปกว่าครึ่งแล้วค่ะ

เรื่อง : เสาวคนธ์ วิทวัสโอฬาร Saowakon.knowledgestorm@hotmail.com   

   (เสาวคนธ์ วิทวัสโอฬาร ประสบการณ์ 12 ปี ทางการบริหารและที่ปรึกษาด้านพัฒนาทรัพยากรบุคคลและพัฒนาองค์กร สำเร็จการศึกษาทางด้าน Human Resources Management จากรัฐศาสตร์ จุฬาฯ และศศินทร์ สมาชิก Society for HRM และ American Society for Training and Development)

ที่มา :  http://www.nationejobs.com