ReadyPlanet.com
dot
คลังข้อมูลนักบัญชี
dot
bulletมุมบัญชี
bulletสภาวิชาชีพบัญชี
bulletกรมพัฒนาธุรกิจการค้า
bulletธนาคารแห่งประเทศไทย
dot
ภาษี (Tax)
dot
bulletกรมสรรพากร
bulletสถานที่ตั้ง/เบอร์โทร สรรพากร
bulletประมวลรัษฎากร
bulletหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
bulletDownload File บัญชี - ภาษี
dot
รวม Link เอนกประสงค์
dot
bulletอัตราแลกเปลี่ยนธนาคารต่างๆ
bulletอัตราดอกเบี้ยธนาคารพาณิชย์
bulletธนาคารพาณิชย์ต่างๆ
bulletหน่วยบริการภาษีใน กทม.
bulletตรวจผลสลากกินแบ่งรัฐบาล
bulletพจนานุกรมไทย
bulletDictionary อังกฤษ > ไทย
bulletเบอร์โทรศัพท์ - พกไว้คู่กาย
bulletรวมเบอร์โทรเรียก แท็กซี่
bulletชมคลิปวีดีโอ เมืองไทยในอดีต
dot
ค้นหาบทความในเว็บไซต์

dot
dot
บริการของเรา (Service)
dot


รับทำบัญชี



ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ

 

                                             ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ 

 

                                     


ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ (1)
มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์  กรุงเทพธุรกิจ  วันอังคารที่ 26 มิถุนายน พ.ศ. 2550

ท่านผู้อ่านเคยนั่งอยู่ในการประชุมที่รู้สึกว่าเสียเวลาและไร้ค่าบ้างไหมครับ? ท่านผู้อ่านลองคิดดูซิครับว่า ถ้าในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ ท่านผู้อ่านต้องนั่งในการประชุมที่ไม่มีประโยชน์และไร้ค่าหลายๆ ครั้ง จะเป็นการสูญเสียเวลา หรือทรัพยากรมากเพียงใด การประชุมที่ดีควรจะเป็นการประชุมที่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล นั่นคือได้ทั้งผลสำเร็จที่ต้องการและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วย

ปัจจุบันเราจะพบเจอการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพมากขึ้นทุกขณะนะครับ สัปดาห์นี้เรามาลองดูแนวทางหรือเคล็ดลับในการทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพนะครับ

เริ่มแรกเลย ท่านผู้อ่านต้องพิจารณาก่อนนะครับว่า จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่? ถ้าเราดูกันจริงๆ แล้ว การประชุมหลายๆ ครั้ง ไม่จำเป็นต้องมีเลยก็ได้นะครับ เพียงแต่เป็นความเคยชินของผู้บริหารที่จะต้องหาทางเจอหน้าตาของลูกทีมอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งเป็นความเคยชินดั้งเดิมที่พอมีอะไรนิดอะไรหน่อยก็จะต้องเรียกประชุม สิ่งที่ท่านผู้อ่านต้องพิจารณา คือเรียกประชุมไปเพื่ออะไร? เป็นการประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารให้ทราบ หรือเป็นการประชุมเพื่อต้องการรับฟังความคิดเห็น ของสมาชิกในทีม หรือเป็นการประชุมเพื่อให้เกิดการยอมรับและสมาชิกรู้สึกว่ามีส่วนร่วม?

เกณฑ์ที่ง่ายที่สุดในการกำหนดว่าต้องมีการประชุมหรือไม่ ก็คือลองถามตัวเองว่าสิ่งที่คุยหรือชี้แจงในที่ประชุมนั้น เป็นการสื่อสารแบบทางเดียวหรือสองทาง (One Way or Two Way Information) ถ้าเป็นการสื่อสารทางเดียว ประเภทแจ้งข่าวสารให้ทราบนั้น การใช้ช่องทางอื่นเช่นบันทึกภายในหรืออีเมลก็เพียงพอครับ

อย่างไรก็ดี ใช่ว่าอีเมลจะแก้ไขปัญหาเรื่องการประชุมนะครับ เนื่องจากสิ่งที่เราต้องถามก็คือ ในเรื่องที่จะนำเสนอต่อที่ประชุมนั้น ต้องการได้รับความคิดเห็น หรือ Feedback จากบุคคลอื่นหรือไม่? ถ้าต้องการนั้นอีเมลอาจจะไม่ใช่สื่อหรือช่องทางที่ดีที่สุด เนื่องจากการเจอกันแบบหน้าต่อหน้า จะทำให้ได้ไอเดียหรือความคิดที่ดีๆ จากบุคคลอื่นมากกว่าการโต้ตอบผ่านทางอีเมล นอกจากนี้ ถ้าท่านผู้อ่านต้องการให้ทุกคนในทีมมีความคิดเห็นร่วมหรือรู้สึกมีส่วนร่วมต่อการตัดสินใจ การประชุมก็เป็นสิ่งที่จำเป็น

เมื่อเราตัดสินใจได้แล้วว่า จะต้องมีการจัดประชุมเกิดขึ้น ประเด็นสำคัญถัดมา ก็คือจะเชิญใครเข้าประชุม? เกณฑ์ง่ายๆ ในการพิจารณาคือเชิญเฉพาะผู้ที่คิดว่าเข้าประชุมแล้วจะสามารถให้ความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุมได้ หรือผู้ที่จะได้รับผลกระทบหรือมีความเกี่ยวข้องในเรื่องที่ประชุมกัน สำหรับพวกที่ควรจะเข้าประชุม แต่ไม่สามารถ หรือไม่อยากจะเข้าเนื่องจากงานอย่างอื่นมากนั้น

ถ้าท่านผู้อ่านเป็นประธานการประชุม ก็คงต้องแจ้งให้บุคคลเหล่านั้นทราบนะครับว่า ไม่เป็นไรที่จะไม่เข้าประชุม เพียงแต่ความคิดเห็นของบุคคลเหล่านั้นจะไม่ถูกรับฟังโดยที่ประชุม และบุคคลเหล่านั้น ก็ต้องยอมรับต่อผลลัพธ์ของการประชุม

ขอให้ระลึกไว้นะครับว่า การประชุมนั้นไม่ใช่จัดขึ้นมาเพื่อแจ้งข่าวสาร หรือใช้เวทีการประชุมเป็นที่ที่ทำให้คนอื่นต้องอับอาย หรือถูกตำหนิ หรือใช้เป็นเวทีในการจูงใจผู้ที่ไม่เห็นด้วยให้มาเห็นด้วยนะครับ เนื่องจากการตำหนิผู้อื่น หรือชี้ชวนผู้อื่นให้เห็นด้วยนั้น เราควรจะทำในลักษณะตัวต่อตัวมากกว่าครับ

มีข้อแนะนำจากบรรดาผู้เชี่ยวชาญครับว่า เวลาจะเริ่มประชุมแต่ละครั้งขอให้เริ่มจากการแจ้งที่ประชุม ถึงผลลัพธ์ หรือความคาดหวังจากการประชุม โดยถ้าจะให้ดีควรจะมองในด้านบวกมากๆ ครับ ว่าความสำเร็จสุดยอดของการประชุมในครั้งนี้คืออะไร ซึ่งการระบุผลลัพธ์ในด้านบวกมากๆ นั้น จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดแรงบันดาลใจ รวมทั้งทำให้การประชุมมีผลิตภาพมากขึ้น และที่สำคัญก็คือ การระบุผลลัพธ์ของการประชุมก่อนเริ่มต้นนั้น ทำให้การประชุมมีสิ่งที่สำคัญที่หลายๆ การประชุมขาดครับ นั่นคือ วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุม

ที่สำคัญคือต้องทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนได้เข้าใจในวัตถุประสงค์ของการประชุมนะครับ การเขียนกำหนดการประชุม หรือ Agenda จึงเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ จะได้มีกรอบและวัตถุประสงค์ในการประชุมที่ชัดเจน ไม่ใช่ประชุมไปเรื่อยๆ แต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด ถ้าเป็นไปได้ท่านอาจจะเขียนกำหนดการประชุมไว้ล่วงหน้า แล้วส่งไปให้ผู้ที่ควรจะเข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน เผื่อให้ผู้ที่ไม่มีโอกาสเข้าร่วมประชุม ได้แสดงความคิดเห็นของตนเองก่อนล่วงหน้า มีกระทั่งเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ด้วยครับว่า ให้ใส่กำหนดการประชุม ไว้ในตัวอีเมลเลยครับ อย่าเป็นไฟล์แนบ (Attachment) เนื่องจากหลายคนอาจจะขี้เกียจที่จะเปิดอ่านไฟล์ที่แนบก็ได้

การประชุมบางครั้งที่ต้องการการเข้ามามีส่วนร่วมของบุคคลต่างๆ ท่านเองอาจจะเขียนลงไปในกำหนดการประชุมเลยก็ได้นะครับว่า ในช่วงไหนหรือหัวข้อไหน ที่จะมีใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำเสนอ และถ้าจะให้ดีอาจจะต้องกำหนดเวลาให้ชัดเจนสำหรับแต่ละหัวข้อเลยครับ เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้มีกำหนดการอยู่คร่าวๆ ในใจ และมีข้อแนะนำเพิ่มด้วยว่าการกำหนดเวลานั้นขอให้เป็นเลขคี่ครับ ไม่ใช่เลขคู่ เช่น 25 นาที แทนที่จะเป็น 30 นาที เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้เห็นว่าท่านเอาจริงกับการรักษาเวลาเพียงใด

ถ้ากลัวผู้เข้าร่วมประชุมจะว่างก็กำหนดหน้าที่ให้เขาอย่างชัดเจนเลยครับ เช่น อาจจะเป็นผู้รักษาเวลา หรือผู้คอยจดรายงานการประชุม หรือผู้คอยพิมพ์หรือเขียนข้อความสำคัญลงบน Chart เพื่อให้ทุกคนได้เห็นพร้อมๆ กัน

เอาไว้ในสัปดาห์หน้า เรามาต่อกันนะครับว่าจะทำอย่างให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล


----------------------------------------------------------------------

ทำอย่างไรให้การประชุม มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ (2)

มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชีจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  กรุงเทพธุรกิจ  วันอังคารที่ 3 กรกฎาคม พ.ศ. 2550

เชื่อว่าชีวิตในหนึ่งวันของท่านผู้อ่านหลายๆ ท่านคงจะหมดไปกับการประชุมนะครับ ซึ่งในสังคมปัจจุบันถือเป็นเรื่องปกติไปแล้ว เนื่องจากในปัจจุบันการสื่อสาร การตัดสินใจร่วมกัน การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม กลายเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็น ปัญหาก็คือหลายครั้งที่การประชุมไม่ก่อให้เกิดประโยชน์เท่าที่ควร เวลาหรือพลังงานที่เสียไปกับการประชุมไม่คุ้มกับผลลัพธ์ที่ได้ ซึ่งปัญหาไม่ได้อยู่ที่การประชุมนะครับ แต่เป็นทักษะในการนำการประชุมมากกว่า

สัปดาห์ที่แล้วผมได้เริ่มต้นไปแล้วบ้างว่าทำอย่างไร ถึงจะทำให้การประชุมมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ โดยเริ่มไว้ตั้งแต่ เมื่อไรที่ควรจะมีการประชุม? จะเชิญใครเข้าประชุม? การชี้แจงในวัตถุประสงค์ของการประชุม การส่งกำหนดการประชุมไปล่วงหน้า รวมทั้งการมีส่วนร่วมของสมาชิกในที่ประชุม

วันนี้มีข้อแนะนำในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ก็คือ บทบาทของผู้นำการประชุมครับ ซึ่งประธานหรือผู้นำการประชุมก็ทำหน้าที่เหมือนกับตัวผู้นำกลุ่มเลยครับ หลายครั้งเราจะพบเห็นบุคลิกภาพ หรือลักษณะของภาวะผู้นำของบุคคลผู้นั้นได้จากวิธีการในการนำประชุมของเขาเลย ประเด็นสำคัญคือ ผู้นำการประชุม ต้องแสดงออกให้ชัดเจนเลยนะครับว่า จะให้ความสำคัญกับการรักษาเวลา และการทำให้การประชุมได้อภิปรายในเนื้อหาที่ตรงประเด็น

เรื่องของการรักษาเวลาผมมองว่าเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ โดยเป็นการแสดงให้เห็นว่าตัวประธานหรือผู้นำการประชุมให้เกียรติ หรือให้ความสำคัญต่อเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมมากน้อยเพียงใด เนื่องจากสำหรับทุกคนแล้วเวลาของแต่ละคนก็ย่อมมีค่าทั้งสิ้น และเชื่อว่าทุกคนก็ได้วางแผนชีวิตการทำงานของแต่ละคนในแต่ละวันไว้เรียบร้อยแล้ว ดังนั้นการไม่รักษาเวลาถือว่าเป็นการไม่ให้เกียรติและไม่เคารพบุคคลอื่นนะครับ

ในทัศนะของผมแล้ว ผมว่าหลายองค์กรในเมืองไทยมีปัญหาเรื่องการรักษาเวลามากครับ จากที่ตัวเองไปสอน หรือประชุมร่วมกับองค์กรจำนวนมากแล้วมักจะพบว่า องค์กรของไทยจำนวนมากยังไม่ให้ความสำคัญกับเวลาเท่าที่ควรครับ หลายแห่งนัดประชุมหรือสอนตอนเก้าโมง แต่กว่าจะเริ่มเข้าห้องประชุมก็ 9.05 ครับ และกว่าจะได้เริ่มก็เกือบ 9.20 ครับ แต่ก็มีส่วนน้อยนะครับที่รักษาเวลาและตรงเวลามากๆ ซึ่งผมมองว่าอยู่ที่ตัวผู้นำเป็นหลักเลยครับ ถ้าตัวผู้นำให้ความสำคัญและรักษาเวลา คนในองค์กรก็ย่อมให้ความสำคัญต่อเวลาด้วยเช่นเดียวกันครับ

วิธีการที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้ทุกคนรักษาเวลา คือเริ่มประชุมให้ตรงเวลาครับ ในเมื่อแต่ละคนมีตารางนัดหมายอยู่เต็มวันแล้ว ดังนั้นเพื่อให้เกียรติต่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก็ควรจะเริ่มประชุมให้ตรงเวลาครับ ถ้าใครเข้าสายก็ไม่ต้องรอครับ อย่างไรก็ดีท่านผู้อ่านก็ต้องระวังด้วยนะครับว่าถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเป็นเจ้านายหรือเป็นผู้ใหญ่กว่าเรา หรือเราจำเป็นต้องรอการตัดสินใจหรือการรับรู้ของท่านเหล่านั้น ก็อาจจะไม่สามารถเริ่มได้ตรงเวลาตามที่ต้องการได้ครับ

อีกเรื่องหนึ่งที่ผู้นำการประชุมต้องให้ความสนใจคือ การทำให้หัวข้อการประชุมยังคงเป็นเรื่องที่ตั้งโจทย์ไว้แต่แรกครับ เห็นมาหลายองค์กรแล้วครับ ที่บรรยากาศหรือผู้เข้าร่วมประชุมชอบพาออกนอกลู่นอกทาง ปรากฏว่าสิ่งที่ได้คุยกันในที่ประชุม กลับไม่ใช่หัวข้อสำคัญของการประชุมแต่อย่างใด ท่านผู้อ่านต้องพยายามยึดตาม agenda การประชุมไว้เสมอนะครับ แต่ถ้ามีเรื่องฉุกเฉินหรือจำเป็นที่ต้องนำมาหารือกัน ก็ต้องชั่งน้ำหนักนะครับว่า เรื่องใหม่นั้นคุ้มหรือสำคัญเพียงพอที่จะนำมาสนทนา โดยหลุดออกจากหัวข้อการประชุมที่ได้กำหนดไว้

เนื่องจากวัตถุประสงค์ของการประชุมคือเพื่อให้เกิดการสื่อสารสองทาง ดังนั้นการแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม จึงเป็นสิ่งที่ดีและควรกระตุ้นให้เกิดขึ้นครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งความคิดเห็นในเชิงสร้างสรรค์ และความคิดเห็นดังกล่าว อาจจะไม่จำเป็นต้องเหมือนกับของผู้อื่นก็ได้ เนื่องจากการถกเถียง หรือการอภิปรายกันอย่างกว้างขวาง เป็นสัญลักษณ์ที่ดีขององค์กร ที่ประกอบไปด้วยบุคลากรที่มีความกระตือรือร้นนะครับ ดังนั้นคงจะเป็นอีกหน้าที่ที่สำคัญของผู้นำการประชุมที่จะมั่นใจได้ว่าทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น รวมทั้งความคิดเห็นของทุกคนถูกรับฟังในที่ประชุม

ผู้นำการประชุมต้องอย่ารีบปฏิเสธหรือแสดงความไม่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมนะครับ เนื่องจากการถูกปฏิเสธต่อหน้าคนหมู่มากส่งผลในเชิงลบต่อบุคคลผู้นั้นในการแสดงความคิดเห็นต่อไปในอนาคต สิ่งที่สามารถทำได้ คือรับฟังและบันทึกความคิดเห็นทุกประการที่มีการเสนอกัน ขอบคุณผู้เข้าร่วมประชุมสำหรับความคิดเห็น และชมเชยต่อความคิดเห็นที่ดี

วิธีที่ผมใช้คือพิมพ์ความคิดเห็นของทุกคนลงในคอมพิวเตอร์ให้ปรากฏไว้บนจอครับ จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่าความเห็นของตนเอง ได้รับการรับฟัง แต่จะนำความคิดเห็นไหนไปใช้ต่อไปนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับที่ประชุมและประธานครับ

สัปดาห์หน้าเราลองมาดูตัวอย่างแปลกๆ ขององค์กรต่างๆ นะครับว่าเขามีวิธีการในการเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้อย่างไร ก่อนจบขอฝากข่าวประชาสัมพันธ์ของหลักสูตร ปริญญาโท IT in Business ของคณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาฯ หน่อยนะครับ ซึ่งในทุกปีจะมีการนำเสนอโครงการพิเศษของนิสิตในหลักสูตรนี้ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ในด้านต่างๆ ซึ่งภาคธุรกิจสามารถที่จะนำไปปรับใช้ได้เลย

โดยในปีนี้มีหลายโครงการที่น่าสนใจครับ อาทิเช่น ระบบคลังข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจในธุรกิจต่างๆ ระบบสารสนเทศทางบัญชีการเงินสำหรับธุรกิจขนาดกลางและย่อม หรือระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานองค์กรในด้านต่างๆ งานนี้จะจัดให้มีขึ้นในวันที่ 7-8 กรกฎาคม นี้นะครับ ถ้าสนใจก็สามารถสอบถามรายละเอียดได้ที่ 02-218-5715-6


----------------------------------------------------------------------

ทางเลือกในการประชุมแบบใหม่ๆ

มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชีจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  กรุงเทพธุรกิจ  วันอังคารที่ 17 กรกฎาคม พ.ศ. 2550

ในสองสัปดาห์ที่ผ่านมา ผมได้นำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลในการประชุม ซึ่งหวังว่าคงจะพอทำให้ท่านผู้อ่านได้เห็นแนวทางในการนำไปปรับใช้บ้างนะครับ สัปดาห์นี้ เรามาลองดูแนวทางเก๋ๆ หรือแนวทางใหม่ๆ ในการประชุมที่บริษัทชั้นนำของโลกเขาใช้กันนะครับ เผื่อท่านผู้อ่านจะได้นำไปปรับใช้ต่อไปครับ

เริ่มที่ Ritz-Carlton เครือข่ายโรงแรมระดับโลกก่อนนะครับ ทาง Ritz เขาจะให้มีการเรียกประชุมพนักงานของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้า โดยการประชุมนั้นแทนที่จะเป็นการนั่งประชุมกันแบบปกติ เขาจะให้พนักงานยืนประชุมกันครับ โดยการยืนประชุมของหน่วยงานต่างๆ ในทุกๆ เช้านั้น มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้ในการแจ้งข่าวต่างๆ ที่สำคัญ รวมทั้งการให้โอวาทหรือนโยบายสั้นๆ สำหรับพนักงานในหน่วยงาน

การยืนประชุมนั้นมีข้อดี คือทำให้เกิดการส่งหรือสื่อข้อมูลที่สำคัญต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ นั้นคือ เนื่องจากการประชุมเป็นการยืนประชุม ทำให้การประชุมไม่สามารถประชุมกันยาวได้ครับ เลยทำให้ไม่สามารถลงไปในรายละเอียดของเรื่องแต่ละเรื่องครับ

ลองมาดูกรณีของ Wal-Mart บ้างนะครับ ยักษ์ใหญ่ด้านค้าปลีกอย่าง Wal-Mart นั้น เขาจะมีประเพณีปฏิบัติในการประชุมมานานตั้งแต่สมัย Sam Walton (ผู้ก่อตั้ง Wal-Mart ที่เสียชีวิตไปแล้ว) โดย Sam จะเรียกประชุมทีมผู้บริหารในตอนเช้าวันเสาร์ในเวลา 07.30 น. โดยเป็นการประชุมประมาณหนึ่งถึงสองชั่วโมง ซึ่งข้อดีก็คือการประชุมในตอนเช้านั้น ทำให้ได้แผนงาน หรือข้อตัดสินใจที่สำคัญ ที่จะสามารถนำไปปฏิบัติหรือใช้ได้เลย สำหรับรับมือกับกระแสคนที่เข้ามาซื้อของในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์

แต่ข้อเสียก็มีเหมือนกันครับ คือการประชุมในเช้าวันหยุดตอน 07.30 น. ไม่ใช่สิ่งที่น่าอภิรมย์สำหรับผู้บริหารหลายๆ คนครับ แต่การประชุมตอนเช้าวันเสาร์ก็กลายเป็นสิ่งที่ผู้บริหาร Wal-Mart ทุกคนยอมรับแล้วครับ เนื่องจากในปัจจุบัน บรรดาผู้บริหารของ Wal-Mart ที่กระจายอยู่ตามที่ต่างๆ ก็ได้ต่อเชื่อมเข้ามายังสำนักงานใหญ่ของ Wal-Mart เพื่อเข้าร่วมในการประชุมในทุกเช้าวันเสาร์ด้วย

ที่หน่วยงานหนึ่งของ Yahoo ยักษ์ใหญ่ทางอินเทอร์เน็ต เขาจะมีการประชุมอย่างไม่เป็นทางการในทุกบ่ายวันศุกร์ครับ โดยจะใช้ที่ว่างระหว่างคอกหรือโต๊ะทำงานของพนักงานแต่ละคนในการจัดวางบรรดาเครื่องดื่ม และอาหารว่างต่างๆ ซึ่งพนักงานก็ประชุมหรือพูดคุยกันไป พร้อมทั้งรับประทานอาหารว่างไปด้วย การประชุมในลักษณะนี้ถึงแม้จะไม่เป็นทางการ แต่ก็เป็นการประชุมที่เกิดขึ้นในทุกวันศุกร์บ่ายที่มีเป็นประจำนะครับ

การประชุมในลักษณะนี้ เขาจะเรียกว่า "Friday Afternoon Club" ครับ โดยพนักงานของฝ่ายประมาณ 80 คน จะเข้ามาประชุมร่วมกัน โดยในยี่สิบนาทีแรก ผู้บริหารของฝ่ายก็จะแจ้งให้พนักงานทราบถึงแผนงาน หรือโครงการที่สำคัญของฝ่ายที่กำลังดำเนินการอยู่ รวมทั้งวิธีการหรือแนวทางในการรับมือกับความท้าทายต่างๆ ที่ทางหน่วยงานกำลังเผชิญอยู่

ผู้บริหารเขามีมุมมองครับว่า ต้องการให้พนักงานในหน่วยงานเขาสื่อสารและเข้าถึงซึ่งกันและกันมากขึ้น โดยมองว่าการสื่อสารและเข้าถึงซึ่งกันและกันนั้น จะไม่สามารถทำได้ในห้องประชุมครับ จึงต้องสร้างบรรยากาศหรือสภาพแวดล้อมที่ทำให้ทุกคนรู้สึกเป็นกันเอง และผ่อนคลายที่จะสื่อสารและเข้าถึงกันมากขึ้น

อย่างไรก็ดี ใช่ว่าการประชุมที่ดูไม่เป็นทางการนั้น จะขาดความมุ่งเน้นหรือไม่มีประสิทธิภาพนะครับ การประชุมในลักษณะนี้เขาจะมีกำหนดการที่ชัดเจนสำหรับการประชุมเลยครับ โดยเริ่มจากแนะนำพนักงานใหม่ จากนั้นอาจจะมีแขกพิเศษมาพูดให้ฟังสั้นๆ ตามด้วยการทบทวนถึงสิ่งสำคัญที่เกิดขึ้นในสัปดาห์ที่ผ่านมา สิ่งที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์ถัดไป และปิดท้ายด้วยข่าวประกาศพิเศษในเรื่องต่างๆ ซึ่งอาจจะมาจากพนักงานเอง

โดยภายหลังจากจบกำหนดการแล้ว พนักงานทุกคนก็ยังมีสิทธิที่จะยังคงยืนพูดคุย ดื่มและรับประทานอาหารว่างกันต่อ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วพนักงานส่วนใหญ่ ก็จะยังคงอยู่เพื่อพูดคุยกันต่อในบรรยากาศที่เป็นกันเองและไม่เป็นทางการครับ

อีกบริษัทเป็นบริษัทเสื้อผ้าชื่อดังของอเมริกาชื่อ Old Navy ครับ โดยฝ่ายที่สำคัญของบริษัทนี้อยู่คนละฝั่งของตึก แต่ตรงกลางระหว่างทั้งสองฝ่ายนั้น บริษัทจะจัดที่นั่งโซฟา โต๊ะกาแฟ เครื่องดื่ม ระบบอินเทอร์เน็ต ในบรรยากาศที่ผ่อนคลายและสบายๆ เพื่อให้เป็นที่พบปะระหว่างทั้งสองฝ่ายที่อยู่กันคนละฟากของตึก เรียกว่าทั้งสองฝ่ายต่างมีดินแดนกลาง ที่จะมาพบปะกันได้อย่างผ่อนคลาย เพื่อประสานงานหรือประชุมร่วมกัน ซึ่งเป็นการกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่างสองหน่วยงานที่สำคัญมากขึ้น

ก่อนจบมีประเด็นฝากไว้ให้ท่านผู้นำการประชุมทั้งหลายหน่อยนะครับ มีงานวิจัยที่ออกมาระบุเลยนะครับว่า การสื่อสารระหว่างบุคคลนั้น มีเพียงแค่ 7% เท่านั้นที่มาจากสิ่งที่เราพูด ในขณะที่ร้อยละ 38 มาจากความสูงต่ำของเสียง ระดับความดังค่อยของเสียง รวมทั้งจังหวะการพูด ส่วนอีกร้อยละ 55 นั้น มาจากภาษากายหรืออวัจนะภาษาทั้งหลายครับ ไม่ว่าจะเป็น กิริยาท่าทาง การแสดงออกทางใบหน้า รวมทั้งการเคลื่อนไหวของสายตาครับ

ดังนั้น ท่านที่เป็นผู้นำการประชุมลองนำความรู้พวกนี้ไปใช้ดูนะครับ นึกภาพในขณะที่ท่านนำการประชุม และสมาชิกกำลังพูดอยู่ ซึ่งส่วนใหญ่เขาก็จะมองหน้าของผู้นำการประชุม แต่ท่านลองไม่สบสายตาผู้พูดดูซิครับ และลองกวาดสายตาไปมองผู้อื่นในห้องประชุม แล้วท่านจะพบว่าคนที่กำลังพูดอยู่นั้น ก็จะเปลี่ยนไปกวาดสายตามองผู้เข้าร่วมประชุมอื่นๆ ด้วยครับ

ที่มา : http://www.nidambe11.net




รวมบทความการจัดการธุรกิจ

กลยุทธ์การตลาด เจาะองค์กร
การตลาด - วิธีบริหารจัดการกับราคาสินค้าที่แพง
จุดยืนทางการตลาด
กลยุทธ์การตลาด สำหรับเจ้าของกิจการ SME
เทคนิคการขายให้ประสบความสำเร็จ
กลยุทธ์การตลาดสินค้า Brandname
7 ความล้มเหลวทางการตลาด
ตั้งชื่อร้าน สร้างแบรนด์ อย่างไรดี
กลยุทธ์สร้างความประทับใจแก่ลูกค้า
คุณสมบัติ 9 อย่างที่ google ใช้พิจารณารับคนเข้าทำงาน
เช็ค BLACKLIST...10 ข้อต้องรู้ เครดิตบูโร !
"เจ้านาย" 8 ประเภท ที่ลูกน้อง "สุดทน"
การบริหารคน ให้ธุรกิจไปรอด
ทำไมต้องมีบัญชีกระแสรายวัน
ธุรกิจ SME อยากกู้เงินธนาคาร เริ่มต้นอย่างไรดี
ทำไมคนเราจึงยอมซื้อสินค้า IT ราคาแพง
เทคนิคการบริหารจัดการลูกค้่า
วิธีการให้กำลังใจตัวเองในการทำงาน
นอกจากเงิน มีสิ่งใดทำให้พนักงานมีความสุขได้อีก
10 คำถามก่อนรับพนักงานใหม่
ทิศทางการตลาดยุคดิจิตอล
กองทุนตั้งตัวได้ โอกาสสำหรับนักธุรกิจรุ่นใหม่
3 ปี (นับจากปี 2555) เศรษฐกิจไทย 'เลี่ยงความเสี่ยง- คว้าโอกาส'
กะทิชาวเกาะ “กว่าจะมาเป็น กะทิ UHT รายแรกของไทย”
เส้นทางความสำเร็จของ "หมอเส็ง"
แนวโน้มการตลาดออนไลน์
ทฤษฎีผลประโยชน์กับการลงทุน
การออกแบบเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับผลิตภัณฑ์
Google กับการพัฒนาธุรกิจ
ความท้าทายเอสเอ็มอีไทยในปี 2554
แนวทางการบริหารเงินในปี 2554
เรื่องราวของราชารีไซเคิลเมืองไทย ที่เริ่มต้นธุรกิจเก็บขยะมาขาย จนธุรกิจเติบโตรวยเป็นเศรษฐี
สัมภาษณ์เจ้าของธุรกิจจานดาวเทียม PSI...เส้นทางกว่าจะมาถึงวันนี้
วิธีจัดการกับลูกค้าที่ชอบโวยวาย
สูตรสำเร็จ การบริหารกิจการกาแฟ (แบล็คแคนยอน) สู่ระดับสากล
Change Management
สื่อออนไลน์กับการทำธุรกิจ
การส่งต่อธุรกิจครอบครัว
เปลี่ยนงานใหม่อย่างไรไม่ให้พลาด
ขายตรงผ่านดาวเทียม
ธุรกิจอีคอมเมิซไทย..ก้าวไกลแค่ไหน
ทำอย่างไรเมื่อเงินขาดมือ
เคล็ดลับ 7 ประการในการรักษาลูกค้าให้อยู่กับเราตลอดไป
"วิกฤติเศรษฐกิจแบบนี้นักธุรกิจต้องทำอะไรบ้าง"
"ลูกหนี้" คือ "กับดัก" ของกระแสเงินสด
อย่าใช้เงินกู้ผิดประเภท
ทำอย่างไรให้อีกฝ่ายตอบ เยส (Yes) !
ให้โบนัส "สร้าง" หรือ "ทำลาย" กำลังใจ
การตลาดสำหรับธุรกิจบริการ
วิธีการหา “ตัวช่วย” สำหรับแก้ไขปัญหาหนี้สิน
คติพจน์แห่งการประพฤติตนในสถานที่ทำงาน
เมื่อขงเบ้งสอนเล่าปี่เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารเวลา
ทำไมหัวหน้าไม่ฟังลูกน้อง
10 ตัวอย่างจูงใจพนักงาน
เปิด 10 บริษัทแชมป์กำไรยอดเยี่ยม ท่ามกลางวิกฤติเศรษฐกิจ
7 วิธี…ต่อสู้กับวิกฤติเศรษฐกิจ
Comfort Care…รักษาใจในวาระสุดท้ายก่อนเลิกจ้าง
สัญญาณเตือนจากคำพูด
Work Hard กับ Work Smart
SMEs จะต้องเผชิญอะไรในปี 2552 บ้าง
เคล็ดลับการทำงาน อย่างชาวจีนที่คุณเลียนแบบได้
เลิกจ้าง...มิใช่คำตอบสุดท้าย
10 สาเหตุที่ทำให้ธุรกิจล้ม !!!
จะทำอย่างไร เมื่องานเยอะจนทำไม่ทัน
การประกอบธุรกิจของคนต่างด้าว
THE SECRET ไขกุญแจความสำเร็จธุรกิจยุคหน้า
10 กลยุทธ์ซื้อใจมนุษย์เงินเดือน
วิธีการหลีกเลี่ยงภาวะหนี้สินล้นพ้นตัว
เมื่อลูกน้องทำงานไม่ได้ดั่งใจ
การฟอกเงิน คืออะไร
ต่อรองแบบ Win-Win
เมื่อพนักงานเริ่มหมดความมุ่งมั่นในการทำงาน
ธนาคารไม่ใช่เพื่อน
นายที่ลูกน้องไม่ชอบ
การบริหารจัดการเงินสดในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs)
อย่าฆ่าเวลาจนเป็นนิสัย
10 เทคนิค...พูดอย่างมือโปร
สาเหตุของ... การคิดใหญ่ แต่...ไปไม่รอด !
เคล็ดลับ "จำกัด" จุดอ่อน
วิธีการเขียนแผนธุรกิจ
Me Too Business
รับมือลูกค้าเจ้าอารมณ์
7 วิธี เพื่อการบริการลูกค้าที่เป็นเลิศ
10 เงื่อนไขผูกใจลูกค้าให้ประสบความสำเร็จ
ทำไมคนบางประเภทจึงไม่สามารถเป็นผู้นำคนได้
ความสำเร็จที่เกิดจาก “ทีมสนับสนุน”
ประโยชน์ที่ได้รับ จากการเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์
ทำ Team ให้ Work
21 เหตุแห่งความล้มเหลวของท่านกว๋อฉาง (นักปราชญ์ชาวจีน)
10 วิธีในการเอาชนะความกลัวในการขาย
จ้างคน...ที่ใจ (Passion-Based Recruitment)
วิธีการจัดการ งานสุดเซ็งให้กลับชื่นมื่น
คัดเลือกคนที่ “ใช่”
7 วิธีในการจัดการเงินสดหมุนเวียนให้มีประสิทธิภาพ
เจรจาต่อรองอย่างผู้ชนะ
ท็อปฮิตสาเหตุ...งานไม่เดิน !!!
ทำอย่างไรให้เป็นคนมีความคิดสร้างสรรค์
10 เหตุผลดีๆ ที่ควรวางแผนการเงิน
รูปแบบของธุรกิจการเงินนอกระบบ
สร้างอุปนิสัยในการทำงาน
5 อาชีพน่าสน สำหรับคน พ.ศ.นี้
ฝ่าด่าน 10 คำถามโหด สัมภาษณ์งาน
วิกฤตการณ์เงินบาทแข็ง
ทำไมต้องวางแผนการเงิน
แฟรนไซส์ (Franchise) คืออะไร
วิธีแก้ไขนิสัย ผลัดวันประกันพรุ่ง
เทคนิคการใช้โทรศัพท์ติดต่องาน
รับมือกับการตำหนิอย่างไรดี
คมความคิดเจ้าสัว
เขียนหนังสืออย่างไรผู้อ่าน จึงจะชอบ
ชนะใจเจ้านายด้วย 8 เคล็ดลับง่ายๆ
5 ทัศนคติดีๆ ที่ควรมีในที่ทำงาน
8 วิธีรักงานที่คุณทำ
วิธีรักษาลูกค้า
คุณลักษณะที่ช่วยให้พ้นจากความล้มเหลว
ทำอย่างไรเมื่อใจ...เบื่องาน
เปิดเคล็ดลับ เอ็มเค สุกี้ ทำอย่างไรถึงได้ชนะใจลูกค้า
11 เคล็บลับ สำหรับคนขี้ลืม
คุณเป็นคนหนึ่งใช่ไหม ที่กำลัง “หมดไฟ” ทำงาน
10 อุปนิสัยที่ไม่ควรแสดงในที่ทำงาน
ทักษะ 10 อย่างของพนักงาน...ที่นายจ้างยุคใหม่ต้องการ
บริหารเวลาให้เป็น
กลยุทธ์การเจรจาต่อรอง
หลักคิด คติพจน์และปรัชญาในการทำงาน
ตำหนิแบบไหน...ไม่ให้ลูกน้องเสียหน้า
จุดเด่น จุดด้อย ของธุรกิจครอบครัว
เมื่อกิจการไม่สามารถชำระหนี้ได้ มีวิธีการอย่างไร
เทคนิคการฟัง 3 มิติ
ทำอย่างไร...ถึงจะตั้งใจทำงานไปจนสำเร็จ
รักษาคำพูด....คือการรักษาเกียรติ
หลักสามประการในการพูด
เก่งให้เท่าก่อนที่คิดจะแซง
Working SMART (การทำงานอย่างชาญฉลาด)
อุด "รูรั่ว" กิจการ article
3 เหตุผล ที่รักษา “คนเก่ง” ไม่ได้ article
คาถา 6 P เพื่อชีวิตรุ่งโรจน์ในการทำงาน article