Working SMART (การทำงานอย่างชาญฉลาด)

  การประสบความสำเร็จในงานไม่ได้อยู่ที่คุณทำงานหนักเพียงใด แต่อยู่ที่คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาด หรือ smart แค่ไหน ....อย่าแค่พยายามทำตัวให้ busy ตลอดเวลา เหมือนกับมดที่มันวิ่งวุ่นๆ แต่ควรจะรู้ว่าคุณกำลัง busy อยู่กับเรื่องอะไร

การจัดสรรเวลาการทำงานคนเราอาจจะจัดได้ 5 สไตล์ ลองดูสิว่าเราอยู่ประเภทไหน

1. ทำสิ่งที่เร่งด่วน หรือเสียงดัง ก่อน ... (Urgent-Loud things first)
ในชีวิตการทำงานของเรา เราก็ต้องเจอเสียง complaint หรือ request ต่างๆที่เข้ามาซึ่งแต่ละเรื่องก็บอกว่าเป็นเรื่องด่วนๆทั้งนั้น หรือเป็นเรื่องที่มาจากคนที่มีเสียงดัง บางอย่างก็เป็นเรื่องเร่งด่วนจริงที่เราควรให้เวลากับมัน แต่บ่อยครั้งมันก็ไม่ด่วนจริง .....ดังนั้นเราต้องเรียนรู้ที่เข้าใจอย่างแท้จริงว่า เรื่องใดที่เราสมควรให้เวลากับมัน เรื่องใดที่คนอื่นสามารถทำได้ หรือ เรื่องใดที่ไม่ว่าให้เวลากับมันเท่าไรก็ไม่เกิดประโยชน์...แยกแยะให้ได้ว่าเรื่องใดด่วนจริง หรือ ไม่ด่วนจริง

2. ทำสิ่งยากๆ ก่อน (Unpleasant – Hard things first)
บางครั้งคนเราก็มีเหตุจูงใจที่คิดว่าการทำงานยากๆก่อน เป็นสิ่งที่ถูกต้องหรือท้าทาย ดังนั้นธรรมชาติของคนนั้นก็คือจะนำสิ่งที่ยากไว้อยู่บนสุดของ list งานที่ต้องทำ แต่ ก่อนที่จะเริ่มทำงานยากๆนั้น ให้คิดถึง value ของสิ่งนั้นก่อน ถ้าเราพบว่า การที่เราไปทำงานที่ง่ายกว่าก่อนนั้นเป็นการใช้เวลาของเราที่คุ้มค่ากว่าก็ทำสิ่งนั้นเถอะ อย่าพึ่งไปจมอยู่กับงานยากๆเลย

3. ทำสิ่งที่ยังค้างคาก่อน (Unfinished – Last things first)
ถ้าคนเราทำงานแบบ day-to-day schedule เราก็จะพบว่างานใน list หางว่าว ส่วนใหญ่นั้นได้ทำไปแล้ว จะเหลือเพียงงานส่วนน้อยที่อยู่ท้ายๆ ที่อาจจะยังไม่ได้ทำ เช่น มีงานที่ต้องทำ 10 อย่าง วันนี้ทำไปแล้ว 8 อย่าง เหลืออีก 2 อย่างที่ไท้ได้ทำในวันนี้ ...เราจะทำอย่างไรดี…………..

แนวโน้มก็คือ คนเราจะเอา 2 งานที่เหลือไปทำก่อนอื่นๆในวันรุ่งขึ้น ....ซึ่งบางครั้งมันไม่ใช่วิธีการใช้เวลาที่ดีที่สุด ..............สาเหตุเพราะ สิ่งที่อยู่ท้ายๆของ list ที่ไม่ได้เป็น top priority ของวันนี้ ที่เราไม่ได้ทำก็ไม่น่าจะเป็น top priority ในวันถัดไป ...ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มทำงานที่ค้างคาอยู่ ให้ compare priority กับงานที่ต้องทำใหม่อีกทีหนึ่งว่าสิ่งไหนสำคัญกว่ากัน ....ถ้าไม่สำคัญ ก็ใส่ต่อท้าย list ไปว่าเป็นงานที่ควรทำท้ายๆ อีก ........ แล้วเราไปทำงานที่สำคัญกว่าก่อน

4. ทำสิ่งที่ไม่ต้องใช้สมองก่อน (Unfulfilling – Dull things first)
ในบรรดา 5 style นั้น แบบนี้อาจจะเป็นแบบที่คนทั่วไปใช้เวลา ก็คือ การทำงานง่ายๆ ที่ไม่ค่อยได้ใช้สมองมากนัก หรืองานน่าเบื่อ ก่อนที่จะเริ่มทำงานสำคัญๆ เช่น อ่านอีเมล์ , ส่ง fax , หรือ copy เอกสาร ...ถึงแม้ว่างานเหล่านี้เป็นงานที่ต้องทำ แต่มันก็ไม่น่าจะเป็นงานที่มี priority สูง....

เค้ากล่าวว่า เหตุผลที่เป้าหมายหลักๆไม่บรรลุ ก็เพราะคนเราไปเสียเวลาทำสิ่งที่สมควรทำทีหลังก่อน แทนที่จะกระโดดเข้าไปทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน

5. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน (Ultimate – First thing first)
โดยปกติพวกเราใช้เวลาให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนหรือไม่...............
ไม่ว่าเราจะทำมันก่อน ทำอันดับสอง หรือทำมันในอันดับสุดท้าย ....ไม่ว่าเวลาไหนก็ตามที่เราทำ มันก็สำเร็จได้ด้วยเรา ……….
ขอให้เราทุกคน มุ่งมั่นตั้งใจ ที่จะให้เวลาที่ดีที่สุดของเราตั้งแต่บัดนี้และในอนาคต กับงานที่สำคัญที่สุดก่อน

ถึงแม้ว่ามันอาจจะดูดีน่าชมเชยในการที่เราขยันขันแข็งและทำงานหนัก hard working ….แต่การทำงานอย่าง smart เป็นสิ่งที่น่าจะดีกว่า ...........
การที่เราจะประสบความสำเร็จ ไม่ใช่อยู่ที่การที่เรา check งานใน list ว่าเราทำครบ check list ในแต่ละวันหรือยัง .........
เราจัดลำดับความสำคัญของเวลาของเรา เพื่อทำให้บรรลุเป้าหมายสำคัญของงานเรา ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มา : โดย Dr. John C. Maxwell  http://www.manfocus.com