อุด "รูรั่ว" กิจการ

    หากเวลาใดที่ท่านเจ้าของกิจการเอสเอ็มอีเริ่มจะมีความรู้สึกว่าขายได้ขายดีแต่ไม่ค่อยมีกำไร ไม่ค่อยมีเงินสดหมุนเวียนมาใช้อย่างเพียงพอ แล้วละก็... สาเหตุสำคัญอย่างหนึ่ง อาจเป็นเพราะกิจการของท่านเกิด “รูรั่ว” ขึ้นมาเสียแล้ว รูรั่วที่อาจเกิดขึ้นได้เสมอในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ได้แก่รูรั่วที่เกิดจากการใช้จ่ายของกิจการ ทั้งนี้ก็เพราะ การใช้จ่าย เป็นช่องทางที่เงินสดจะไหลออกจากกิจการ

หากเจ้าของหรือผู้ประกอบการเอสเอ็มอี สามารถควบคุมการใช้จ่ายของกิจการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็จะเป็นการอุดรูรั่วของกิจการได้อย่างดี

การใช้จ่ายหลักของกิจการ เกิดจากการสั่งซื้อวัตถุดิบ สินค้า หรือ การบริการ ที่จะนำมาใช้สนับสนุนในการทำธุรกิจ ซึ่งรวมตั้งแต่ การผลิต การขาย ตลอดไปจนถึงกระบวนการ ตามเก็บเงินจากลูกหนี้ และ การชำระเงินให้แก่เจ้าหนี้

เจ้าของหรือผู้ประกอบการเอสเอ็มอี ควรหันกลับไปทบทวนระบบการจัดซื้อของตนเอง เพื่อตรวจสอบดูว่า อาจจะมีรูรั่วเกิดขึ้นบ้างหรือไม่ในกิจการของตน

โดยปกติแล้ว กิจกรรมในการจัดซื้อของธุรกิจ มักจะเริ่มต้นเป็นลำดับ ดังต่อไปนี้

1. การขออนุมัติซื้อ

2. การสั่งซื้อ

3. การตรวจรับสินค้า

4. การจัดเก็บและเบิกจ่าย และ

5. การบันทึกและติดตามการชำระหนี้ให้แก่เจ้าหนี้

ในแต่ละขั้นตอน เราจะสามารถตรวจสอบรายละเอียดเพื่อการค้นหาและอุดรูรั่วไม่ให้เกิดการรั่วไหลโดยไม่จำเป็นได้ เช่น

การขออนุมัติซื้อ

- มีระบบหรือแนวปฏิบัติชัดเจนหรือไม่ว่า ใครเป็นผู้ที่มีหน้าที่ในการขอซื้อ เช่น ฝ่ายผู้ใช้ (ฝ่ายผลิต, ฝ่ายซ่อมบำรุง) หรือ ฝ่ายจัดเก็บ (คลังสินค้า) หน้าที่ในการขอซื้อนี้ เป็นที่รับทราบกันในกิจการหรือไม่ โดยเฉพาะฝ่ายที่จะต้องเกี่ยวข้อง เช่น ฝ่ายบัญชีและการเงิน เป็นต้น

- การขอซื้อ จะต้องได้รับการอนุมัติก่อนสั่งซื้อหรือไม่ ใครเป็นผู้มีอำนาจอนุมัติ

- มีเอกสารการขอซื้อ หรือแบบฟอร์มการขอซื้ออย่างเป็นกิจจะลักษณะหรือไม่

- มีการตรวจสอบหรือไม่ว่าการขอซื้อเกินความจำเป็นหรือไม่มีประโยชน์ต่อกิจการเท่าที่ควร

- มีการตรวจสอบหรือไม่ว่าการขอซื้อซื้อจากใคร เกิดผลประโยชน์ทับซ้อนแก่ใครหรือหน่วยงานใดในกิจการหรือไม่ มีใครอาจได้รับผลประโยชน์ส่วนตัวหรือไม่

- มีการขอซื้อแบบเร่งด่วนบ่อยครั้งหรือไม่ มีการกำหนดจุดสั่งซื้อและตรวจสอบจำนวนคงเหลือก่อนการขอซื้อทุกครั้งหรือไม่

การสั่งซื้อ

- มีบัญชีรายชื่อผู้ขายที่ยอมรับว่ามีประวัติดีหรือไม่ และมีขั้นตอนการคัดเลือกผู้ขายอย่างไร

- ซื้อจากผู้ขายเพียงรายเดียวหรือมีการสอบถามราคาเพื่อเปรียบเทียบกันระหว่างผู้ขายหลายๆ รายหรือไม่

- มีการใช้เทคนิคต่างๆ ที่เหมาะสมในการสั่งซื้อหรือไม่ เช่น การเจรจาต่อรองราคา การสืบราคา การตั้งราคากลาง การประกวดราคา ฯลฯ

- มีใบสั่งซื้อประกอบทุกครั้งหรือไม่ ใบสั่งซื้อมีการเรียงลำดับหมายเลขเพื่อป้องกันการทำเอกสารปลอมหรือทำเอกสารย้อนหลังหรือไม่

- มีการอนุมัติซื้อโดยผู้มีอำนาจทุกครั้งหรือไม่ มีการกำหนดวงเงินสำหรับผู้อนุมัติตามมูลค่าการสั่งซื้อหรือไม่

- ผู้ทำหน้าที่จัดซื้อ เป็นบุคคลเดิมๆ หรือ มีการเปลี่ยนแปลงหมุนเวียนกันเป็นระยะๆ หรือไม่

- ฯลฯ

การตรวจรับสินค้า

- กำหนดตัวบุคคลที่จะมีอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบในการตรวจรับสินค้าไว้หรือไม่

- มีเอกสารประกอบการตรวจรับสินค้า ว่าได้รับการตรวจนับ ตรวจสอบสภาพ หรือ ตรวจสอบคุณภาพ ก่อนการรับสินค้า และมีการลงชื่อเพื่อให้สามารถติดตามตัวผู้ทำหน้าที่ตรวจรับสินค้าได้หรือไม่

- ผู้มีหน้าที่รับสินค้า มีเอกสารที่จะยืนยันได้หรือไม่ว่ามีความต้องการและมีการสั่งซื้อสินค้านั้นๆ และได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ เช่น ใบขออนุมัติซื้อ หรือ ใบสั่งซื้อ เพื่อป้องกันการรับสินค้าที่ไม่ได้สั่งซื้อหรือไม่

- การตรวจรับสินค้ามีการรับรองหรือยืนยันโดยการลงนามผู้รับอย่างน้อย 2 คนร่วมกันหรือไม่

- มีระบบการจัดทำรายงานสิ่งผิดปกติ เช่น วัสดุส่งไม่ครบ วัสดุชำรุดหรือไม่ได้คุณภาพ บ้างหรือไม่

- หากสินค้าไม่ผ่านการตรวจรับ มีขั้นตอนการทำงานกำหนดไว้อย่างไรหรือไม่ เช่น การติดตามใบลดหนี้จากผู้ขาย หรือ การต้องนำสินค้าใหม่มาทดแทน

- หากต้องมีการตรวจสอบหรือทดสอบ เช่น การชั่งน้ำหนัก หรือ การตรวจสอบคุณภาพ จากแผนกตรวจสอบคุณภาพหรือจากหน่วยงานภายนอก ได้มีเอกสารยืนยันประกอบการรับของหรือไม่

- ฯลฯ

การจัดเก็บและเบิกจ่ายสินค้า

- มีระบบการจัดเก็บสินค้าที่มีความปลอดภัยต่อการสูญหายหรือมีความเสี่ยงต่อการสูญเสียอื่นๆ เช่น น้ำท่วม น้ำรั่ว ไฟไหม้ สารพิษรั่วไหล หรือ การระเบิด หรือไม่

- มีระบบการตรวจสอบ สุ่มตรวจ หรือตรวจนับจำนวนสินค้าคงคลังเพื่อให้เกิดความถูกต้องเป็นระยะๆ หรือไม่

- มีระบบการเบิกจ่ายสินค้าคงคลังที่สามารถระบุและติดตามตัวผู้เกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจนหรือไม่

- การจัดเก็บสินค้าแบ่งตามมูลค่าและความสำคัญของสินค้าหรือไม่ หรือ จัดเก็บรวมๆ กัน

- มีอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับช่วยเหลือในการจัดเก็บ การเคลื่อนย้าย หรือ การขนส่ง อย่างพอเพียงเพื่อให้เกิดความปลอดภัยแก่สินค้าและพนักงาน เกิดความรวดเร็วในการทำงาน และ ป้องกันไม่ให้สินค้าเกิดการชำรุดเสียหายในระหว่างการเคลื่อนย้ายหรือไม่

- ฯลฯ

การบันทึกและติดตามการชำระหนี้

- มีการแยกความรับผิดชอบระหว่างหน่วยงานจัดหา หน่วยงานตรวจรับ และหน่วยงานบัญชี ออกอย่างเป็นอิสระ หรือไม่

- มีการทำบัญชีหรือระบบบัญชีที่เชื่อถือและยอมรับได้เกี่ยวกับการบันทึกและควบคุมเจ้าหนี้ ภาระหนี้สิน และ การชำระหนี้ หรือไม่

- มีการชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้รับหรือไม่

- มีการชำระเงินเกินจำนวนสินค้าหรือบริการที่ได้รับหรือไม่

- มีการอนุมัติก่อนการจ่ายเงินชำระหนี้โดยผู้มีอำนาจทุกครั้งหรือไม่

- จ่ายเงินชำระหนี้ตรงตามจำนวน ตรงเวลา และตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงไว้กับผู้ขายทุกครั้งหรือไม่

- ใบสำคัญจ่ายที่จ่ายเงินไปแล้ว มีการทำเครื่องหมายที่ชัดเจนเพื่อป้องกันการจ่ายเงินซ้ำหรือไม่

- มีการแยกเอกสารหรือหลักฐานการสั่งซื้อที่ชำระเงินแล้วและยังไม่ได้ชำระเงินแยกกันอย่างชัดเจนหรือไม่

- ฯลฯ

ประเด็นและแง่มุมต่างๆ ที่ผมได้รวบรวมมานี้ อาจช่วยให้ท่านเจ้าของหรือผู้ประกอบการเอสเอ็มอี ได้ตระหนักและหันมาตรวจสอบกิจการของท่านว่าอาจเกิด “รูรั่ว” ขึ้นในกิจการของท่านอย่างเป็นระบบระเบียบได้ตามสมควร

หากตรวจพบ หรือสงสัยว่าจะเกิด “รูรั่ว” ใดๆ ก็จงรีบหาวิธีจัดการ “อุดรูรั่ว” เหล่านี้ไว้เสียก่อนแต่เนิ่นๆ

ก่อนที่จะเกิดความเสียหายที่ไม่ควรเกิดต่อกิจการของท่าน ให้มานั่งเจ็บใจภายหลัง

เจ้าของหรือผู้ประกอบการเอสเอ็มอี ควรหันกลับไปทบทวนระบบการจัดซื้อของตนเอง เพื่อตรวจสอบดูว่า อาจจะมีรูรั่วเกิดขึ้นบ้างหรือไม่ในกิจการของตน